勤務時間を自動でラクラク集計!

公開日: : 最終更新日:2016/11/02 Salesforce, 業務効率化

勤務時間の管理といえば、エクセルで計算したり、まだ手書きの勤務表を使っている場合など、システム化されていない現場も多いと思います。
企業では、組織や勤務地によって、定時や休憩時間が違うこともあり、労務担当は、毎月の勤務時間計算に、けっこう手間がかかっています。
タイムカードの代わりにもなって、集計もラク・・・そんな便利なシステムがあるのです。

□参考ブログ
「タイムカード機能をつけて勤怠管理」

タイムカード機能が便利

社員の出社と退社の時間は、どのように確認していますか?
「毎日、上司が早く出社・遅く退社して、出勤チェックするしかない…」
「手書きの勤務表だと、本当にその時間に勤務していたのかわからない」
など、やっぱりタイムカード機能が必要だと感じます。

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勤怠管理や給与計算には、勤務実態の把握が欠かせません。
そうわかっていても、
「今からタイムカードを設置するのも、手間がかかるでしょ!」
「新しいシステム入れるには、費用の問題が…」
となって、結局は、現状維持になりがちです。
社員数が少ないから、少しぐらい手間がかかっても大丈夫!と思っていませんか?
勤務時間の計算を間違えると、給与計算にも関係したり、後で気づいて勤務表を修正するとなると、無駄な作業時間・経費が発生してしまいます。

当社の勤務表も、以前は、エクセルで管理していました。
自己申告制では、上司が不在の時に、朝のちょっとした遅刻や、もしもフライングして残業を早めに切り上げたりしたとしても、気付くことはできません。
(正しく申告されているはず、と社員を信じるしかありません!)

「セールスフォース」のタイムカード機能を活用すれば、わざわざタイムカードを設置しなくても、上司が見ていなくても、安心して出社・退社の時間が記録できます。
「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアで、社内でも社外でも情報共有できる営業支援・顧客管理等のサービスです。
当社では、「セールスフォース」をカスタマイズ(自社に合わせて設定)して、タイムカード機能など「セールスフォース」の特徴を活かしたシステムづくりをしています。

時間は自動計算してくれる!

出退社の時間があれば、あとは、「セールスフォース」に任せるだけです。
例えば、
「うちはタイムカードはあるけど、計算はエクセルで集計してるから面倒だ」
というケースでも、タイムカード機能+集計機能を持つ「セールスフォース」があれば、毎月の面倒な作業から解放されるだけでなく、社員の管理も簡単になります。

当社も、「セールスフォース」を利用する前は、労務担当が、毎月、エクセルで勤務表データを用意して、全員に配布し、翌月初に回収していました。
ところが、なかなか期日までに提出してくれない人や、IT企業ということもあってか…勝手にエクセルの表を変更する人もありました。
そのたびに、1人ずつ催促したり、入力データやエクセルの計算結果を確認しなければなりませんでした。

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ラクラク集計のポイント

所属や勤務地によって、定時や休憩時間が違うと、労務担当は、毎月の勤務時間計算に、けっこう手間がかかってしまいます。
「セールスフォース」では、始業終業の時間や、組織などの条件を設定すると、タイムカード機能で収集したデータから、勤務時間を計算してくれます。
自動計算は、リアルタイムで残業時間も集計されるので、上司は、毎日、部下のデータを見て管理ができるようになります。
社員データとして、所属なども登録できるので、人事異動があっても、ただちに、新しい条件で勤務時間が計算されます。

所属別・個人別のデータは、レポートを作成して管理すれば簡単です。
レポートは、マウス操作だけで作成でき、部署の合計や個人の履歴など、見たい人に必要なデータが表示できます。
当社では、タイムカード機能で時間データを収集するようになって、労務担当の作業効率化だけでなく、レポートによるデータの可視化が、残業時間削減にも大きく役立ちました。

まとめ

毎月発生する作業こそ、システム化するだけで、業務効率化のポイントになります。担当だけでなく、組織全体にもメリットが大きく、「システム化=データの可視化」ができるので、データを活かした企業の組織力アップが実現できます。
自社に合った勤務表づくりがわからない、集めたデータをどう活用するのか?などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。

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