勤務時間を自動でラクラク集計!

公開日: : 最終更新日:2016/11/02 Salesforce, 業務効率化

勤務時間の管理といえば、エクセルで計算したり、まだ手書きの勤務表を使っている場合など、システム化されていない現場も多いと思います。
企業では、組織や勤務地によって、定時や休憩時間が違うこともあり、労務担当は、毎月の勤務時間計算に、けっこう手間がかかっています。
タイムカードの代わりにもなって、集計もラク・・・そんな便利なシステムがあるのです。

□参考ブログ
「タイムカード機能をつけて勤怠管理」

タイムカード機能が便利

社員の出社と退社の時間は、どのように確認していますか?
「毎日、上司が早く出社・遅く退社して、出勤チェックするしかない…」
「手書きの勤務表だと、本当にその時間に勤務していたのかわからない」
など、やっぱりタイムカード機能が必要だと感じます。

timecard_man

勤怠管理や給与計算には、勤務実態の把握が欠かせません。
そうわかっていても、
「今からタイムカードを設置するのも、手間がかかるでしょ!」
「新しいシステム入れるには、費用の問題が…」
となって、結局は、現状維持になりがちです。
社員数が少ないから、少しぐらい手間がかかっても大丈夫!と思っていませんか?
勤務時間の計算を間違えると、給与計算にも関係したり、後で気づいて勤務表を修正するとなると、無駄な作業時間・経費が発生してしまいます。

当社の勤務表も、以前は、エクセルで管理していました。
自己申告制では、上司が不在の時に、朝のちょっとした遅刻や、もしもフライングして残業を早めに切り上げたりしたとしても、気付くことはできません。
(正しく申告されているはず、と社員を信じるしかありません!)

「セールスフォース」のタイムカード機能を活用すれば、わざわざタイムカードを設置しなくても、上司が見ていなくても、安心して出社・退社の時間が記録できます。
「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアで、社内でも社外でも情報共有できる営業支援・顧客管理等のサービスです。
当社では、「セールスフォース」をカスタマイズ(自社に合わせて設定)して、タイムカード機能など「セールスフォース」の特徴を活かしたシステムづくりをしています。

時間は自動計算してくれる!

出退社の時間があれば、あとは、「セールスフォース」に任せるだけです。
例えば、
「うちはタイムカードはあるけど、計算はエクセルで集計してるから面倒だ」
というケースでも、タイムカード機能+集計機能を持つ「セールスフォース」があれば、毎月の面倒な作業から解放されるだけでなく、社員の管理も簡単になります。

当社も、「セールスフォース」を利用する前は、労務担当が、毎月、エクセルで勤務表データを用意して、全員に配布し、翌月初に回収していました。
ところが、なかなか期日までに提出してくれない人や、IT企業ということもあってか…勝手にエクセルの表を変更する人もありました。
そのたびに、1人ずつ催促したり、入力データやエクセルの計算結果を確認しなければなりませんでした。

sf%e3%82%bf%e3%82%a4%e3%83%a0%e3%82%ab%e3%83%bc%e3%83%89

ラクラク集計のポイント

所属や勤務地によって、定時や休憩時間が違うと、労務担当は、毎月の勤務時間計算に、けっこう手間がかかってしまいます。
「セールスフォース」では、始業終業の時間や、組織などの条件を設定すると、タイムカード機能で収集したデータから、勤務時間を計算してくれます。
自動計算は、リアルタイムで残業時間も集計されるので、上司は、毎日、部下のデータを見て管理ができるようになります。
社員データとして、所属なども登録できるので、人事異動があっても、ただちに、新しい条件で勤務時間が計算されます。

所属別・個人別のデータは、レポートを作成して管理すれば簡単です。
レポートは、マウス操作だけで作成でき、部署の合計や個人の履歴など、見たい人に必要なデータが表示できます。
当社では、タイムカード機能で時間データを収集するようになって、労務担当の作業効率化だけでなく、レポートによるデータの可視化が、残業時間削減にも大きく役立ちました。

まとめ

毎月発生する作業こそ、システム化するだけで、業務効率化のポイントになります。担当だけでなく、組織全体にもメリットが大きく、「システム化=データの可視化」ができるので、データを活かした企業の組織力アップが実現できます。
自社に合った勤務表づくりがわからない、集めたデータをどう活用するのか?などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。

関連記事

ついに出た!Evernoteに待望の新機能「ワークチャット」とは?

先日Evernoteでアップデートがあり、新たに「ワークチャット」という機能が追加されました。

記事を読む

スマホがスキャナーに早変わり!?注目のEvernote新アプリとは?

先日Evernoteは新しい公式アプリ「Scannable」を発表しました。これは紙資料をデジタル化

記事を読む

タイムカード機能をつけて勤怠管理

導入前の課題 勤務表が別システムで、工数管理と二重になっていたため、入力ミスが多かった。

記事を読む

Evernoteの標準機能をフル活用した名刺管理術!

先日Evernoteのカメラ機能がパワーアップし、名刺の自動撮影が可能になり、また文字の認識率も上が

記事を読む

WEBからの問合せを一元管理

導入前の課題 ホームページからの問い合わせや資料請求などが一元管理できていなかった。 見

記事を読む

WEBサイトの管理を確実に

導入前の課題 口頭やメールで依頼していたので制作期限が曖昧な場合が多く、作業が遅れがちだった

記事を読む

Evernote Businessをもっと活用できる連携クラウドサービス4選

Evernoteのサービスが開始してか、もうすぐで8年目になります。利用ユーザーは増え続ける一方で、

記事を読む

Evernote Businessで行う効果的な日報管理法とは

前回は会社利用を前提としたEvernote Businessを使って、社内マニュアルの整備方法を解説

記事を読む

「後で見よう」を手軽に。Webページを丸々Evernoteに保存する方法

EvernoteはWebページ全体または一部をそのまま保存できる「Evernote Web クリッパ

記事を読む

Evernote流、一歩進んだ議事録作成術!

そもそも議事録の役割とは 会議などの内容を記録に残すもの、それが議事録です。主に上司への報告や、参加

記事を読む

クラウドシステムで情報共有がより簡単に!でもセキュリティは大丈夫?

スマートフォンが広く普及し始め、それに伴い多くの人がインターネットに触

スケジュールをWEB上で手軽に共有しよう!

皆さん、スケジュールの管理は何を使って管理されていますか? 手帳やカ

顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

→もっと見る

PAGE TOP ↑