マニュアル化しにくい業務はEvernoteとYouTubeでマニュアル化しよう

ミスのない業務の進行や効率的な社員育成には、業務マニュアルの整備が欠かせません。前回Evernoteで簡単にできるマニュアルの作成方法をご紹介しました。(詳しくはこちら→)
Evernoteを使えば簡易的なマニュアルをすぐに作成することができます。しかしマニュアルには「動き」が重要な作業は理解してもらいにくいという欠点があります。「動き」を補足するために、写真をたくさん撮ったり、文字で細かく記載したりすると、今度は詳しくなり過ぎて読みにくくなってしまい、せっかく作ったマニュアルも読んでもらえないこともあります。
そこで動画マニュアルを作成し、マニュアル化しにくい業務もマニュアル化していきましょう。

動画マニュアルの効果

動画を作るというと少しハードルが高く聞こえるかもしれません。しかし、例えばスマホの録画モードを起動させ、いつものように作業を行いながら大事な部分を自分の声で補足説明していけば、それだけでも簡易的な動画マニュアルができてしまいます。
新しく仕事を覚えなければいけない人にとっても、文章を読むより動画を見るほうが、ラクに仕事を覚えられるのは言うまでもありません。「作業方法は動画マニュアルを見て復習しておいて」と言える仕組みができていれば、教える側の時間を削減できます。教える側も教わる側もお互いにとってプラスになります。

Evernoteで動画は扱える？

マニュアルには当然動画以外の文書や資料、写真に設計図など様々なものが含まれると思います。またほしい時にすぐ見られるよう検索のスピードも重要です。種類の異なる情報を1箇所に保存・共有し、すぐに検索できるのがEvernoteの特徴です。
そういった点を考えても、動画マニュアルもEvernoteで共有できれば一番良いのですが、Evernoteは1ノートの容量に200MBまでという制限があります。そのためファイルサイズの大きい動画を扱うにはまだまだ向いていません。仮に200MB以内に抑えたとしても、そういったノートを大量に保存すると、同期に時間がかかりますし、今度は月々のアップロード容量制限にも注意を払わなければいけなくなります。そこでYouTubeを活用しましょう。YouTubeを組み合わせることで、そういった問題は解決できます。

YouTubeにマニュアルをアップするメリットとは

YouTubeは動画投稿サイトですので、無料でいくらでも動画をアップロードすることができます。そして一部の人にしか見られないようなクローズドな環境を作ることができるので、社外の人間にマニュアルが見られることはもちろんありません。
さらに最も大きいメリットは、アップロードした動画は、YouTube上で字幕を入れたりキャプションを入れたり、不必要な部分のカットも行えることです。わかりやすい動画マニュアルを作成するには、当然ある程度、動画の編集が必要です。映像と声だけで足りない部分を文字で補足すれば、よりわかりやすい動画になります。簡単な編集であればYouTube上で全て出来てしまうので、高価な動画編集ソフトを用意する必要もありません。

EvernoteとYouTubeの連携方法

YouTubeに動画をアップロードしていれば、EvernoteではYouTubeへのリンクを貼るだけで十分です。リンクを貼るだけならアップロード容量を気にせずいくらでも保存できます。
さらにEvernote Web Clipper というアプリをYouTube上で使うと、動画へのリンクとそのサムネイル画像を保存できます。

通常Evernoteに動画そのものを保存すると動画ファイルのアイコン画像が表示されるだけで、ぱっと見ではどんな内容の動画なのかわかりません。動画のサムネイルが保存されていれば、再生しなくてもなんとなく内容がわかります。Evernoteの検索機能とサムネイルの視覚的な効果で、目的のマニュアルを探すのがとても簡単になります。

動画マニュアル作成のポイント

普通のマニュアル作成時でも同様ですが、動画マニュアルもわかりやすく簡潔である必要があります。録画時間は長くなりすぎないよう、作業単位に分けて数分程度のものがいいでしょう。実際に見るのは、作業をする直前や、作業中にやり方を忘れてしまったときが多いからです。
大事なことは手間暇かけすぎない、完璧なものを作ろうとしないことが重要です。毎日の業務もありますし、マニュアルの作成だけに時間を割くことはできないでしょう。今やっている仕事を記録するぐらいの気持ちで作成すれば充分です。
一通り業務マニュアルが形になってきたら、業務経験者を含む関係者で共有し、内容をチェックしてもらい、意見や質問を自由に入れられるようにするとよいでしょう。Evernoteで共有していればそれができます。コメントがある程度たまったら、改善点を話し合う場を設け、マニュアルに反映しましょう。そうすることでマニュアルの質をより高めていくことができます。

まとめ

今の時代は、ビデオカメラを持ちださなくてもスマホで簡単に動画が撮れます。さらに編集ソフトもいらずに動画編集が、クラウド上で簡単かつ無料で行えます。動画で伝えられる情報量は画像や文字と比べても圧倒的に違います。紙で何十頁もあるマニュアルが、動画で説明すれば数分で終わったということもありえます。動画マニュアルはなんとなくハードルが高いのでは、と思っている方もこれを機に作成してみてはいかがでしょうか。
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