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紙があふれて、資料が見つからへん!

電子化することで簡単解決!

社内共有方法の構築やクラウドサービスの活用で業務効率UPを目指す

事務所内に文書や伝票などの紙資料があふれかえっていて、
なかなか見たい資料が出てこない、
なんてことはありませんか??

紙の資料・見積書がどこにあるのか分からない

また、紙資料の場合、きちんとファイリングしていたとしても、量が増えてくると置き場所に困ってしまったり、見たいファイルを他の人が使っているためにすぐに見ることができなかったりすることもよくあります。確かに紙は、使い慣れている分見やすく感じ、直接書き込みもできるため手軽ではあります。

しかし、振り返ってみてください。今まで資料探しに費やした時間はいかほどでしょうか??

1年間で150時間を探し物に費やしている!?

平均的なビジネスマンは1年間で150時間を探し物に費やしているという統計があるそうです。

1回あたりの探し物は些細な時間かもしれませんが、積み重なると無視できない長さになります。
逆に、そのような無駄を少しずつでも削減していけたなら、少なからず業務の助けになるでしょう。

例えば、1日5分の無駄をなくすと、年間にして合計約21時間、人件費に換算して約43,300円のコストが削減されるのです(※)

これはあくまでもビジネスマン1人あたりの計算ですから、
社内全体を業務の効率化すれば、もっと大きなコストダウンへとつながります。

従業員50人の場合、年間約1050時間、2,165,00のコストダン

(※)平均年間休日113日(厚生労働省の年就労条件総合調査結果の概況)、平均年収415万(国税庁の民間給与実態統計調査)で計算。

紙を電子化するとどうなるの??

電子化したファイルの活用方法は様々な手法がありますが、共通したメリットとしては下記が挙げられます。

紙書類を電子化することのメリット

書類電子化 書類電子化 書類電子化

席についたまま、見たい情報をすぐに見つけることができる

電子化すると、他の電子ファイルと同様に検索することができますので、紙の時のように目視で探す必要はありません。自分の席にあるパソコンから資料を参照できるため、ファイルを取りにいくといった物理的な動線も不要になります。

社員間で情報を共有できる

また社員間での情報共有も容易になります。
紙資料の場合、例えば回覧する等全員が目を通すまでに時間がかかってしまう、誰かが使用している間その資料を見ることができないといったことが発生します。その点電子化した場合、同時に同じ資料を複数人で参照することが可能なため、見たいときに見たい情報を参照することが可能になります。

事務所内をスッキリさせることができる

物理的に資料がおいてある場所が減りますので、事務所内をスッキリとさせることができます。今後、資料が増えて、置き場所の心配をすることも必要ありません。

活用方法を検討しよう!

もちろん「電子化する」ということが目的ではありません。問題はどのように活用するかという点にあります。会社にある資料をとりあえず何でもかんでも電子化してしまえ! という姿勢では結局紙の場合と比べて業務効率化という意味でそうたいして成功はしないでしょう。

会社規模や目的に合わせて、何の資料をどのように運用・活用していくかという点を事前に決めておく必要があります。目的によって活用手法は異なってきます。

活用手法を簡単に分類すると下図のようになります。最初はスモールスタートで社内共有方法を構築することも1つの方法です。

目的 手法の例 外部サービスの例
社内の情報共有 ネットワーク外部記憶ストレージ(NAS)
ファイルサーバーの配置
社内だけではなく、
外出先からも社内情報を見たい
VPN回線の設置
クラウドサービスの利用 DropBox
Evernote
もっと自社の業務に合った形にしたい。
全ての自社業務を1つのシステムにしたい。等
システムの導入(独自開発)
システムの導入(PaaS を利用した開発) Salesforce

ユーシステムでは、何から手を付けて良いか分からないお客様のために、業務分析のお手伝い、及びお客様にあったIT活用方法についてのご提案も行っております。お気軽にご相談くださいね。

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事例

事例1:ファイル共有のためにネットワーク上に外部記憶ストレージ(NAS)を配置

今までほとんどの業務に紙を用いており、電子ファイルのやりとりもメールで行われていたお客様です。メールは手軽で便利なのですが、ファイルを共有するという意味では適していません。メールのやりとりを続けているうちにどのファイルが最新なのか探さなければいけませんし、複数人がそれぞれに変更した場合、また一つのファイルにマージ(統合)しなければなりません。

この問題を解決するために、社内ネットワーク上に外部記憶ストレージ(NAS)を配置しました。NASはネットワーク上の電子ファイルの本棚のような役割を果たします。本棚から資料を取りに行く作業を、席に着いたまま自分のパソコンからNASを参照することで実現することができます。

またNASの場合、ユーザによって権限を設定することも可能です。 鍵付きの本棚は鍵を持っている人しか開けることができないのと同様に、NASの場合もまた権限を与えられたユーザしかその本棚(フォルダ)を見ることはできません。

NASの場合、ユーザによって権限を設定することも可能です

このお客様の場合、顧客情報や案件情報など利用頻度の高い資料から電子化を行い、
NASに配置することで資料を探す手間を節約し、情報共有を円滑にすることに成功されました。

事例2:外出先からも資料を見たい!クラウドサービスの活用

元々事例1にあるNASを設置されていたお客様です。もっと社員間の情報共有を円滑に行いたい、また社外からも社内情報を見たいとのご要望があり、クラウド情報共有サービスの一つであるEvernoteを導入されました。

Evernoteは、テキストはもちろんのこと音声・画像・添付ファイル等様々なコンテンツを登録することができます。また検索機能に優れており、スキャンした手書きの文書の中身まで検索することが可能です。

このお客様は主に下記の問題点をかかえていました。

問題点

  • 営業を行っている社長と社員との情報共有にタイムラグがあり、商談・営業情報を情報共有する仕組みがない。
  • 見積をFAXでやりとりしており、見たいときに見たい見積を探すのが大変。
  • 名刺をExcelで管理しているが、限界に近づいている。外出するときは印刷したものを持参している。

Evernoteを導入することにより、下記の通り改善することができました。

導入効果

  • 社長が商談中、もしくは商談後に即Evernoteに音声登録することにより、会社にいる社員とすぐに情報共有できるように。
  • 見積をスキャンしてNASに配置。自動的にEvernoteに取り込むことにより、席に着いたまま、見たい情報をいつでも見られるように。
  • もらった名刺はスキャンしてEvernoteに取込。外出先でも簡単に見られるように。

他にもEvernoteには様々な活用方法があります。
もっとEvernoteについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

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