メールではできない!Evernoteによる確実な情報伝達法

公開日: : 情報共有, 業務効率化

ここ数年パソコンやスマートフォンなどデバイスがどんどん進化していくなかでも、未だにビジネスのやり取りはメールが主流です。社内間の情報共有においても未だにメールを使っている会社がほとんどではないでしょうか。もちろんメールでの情報共有は欠かせません。しかしメールでの情報共有には実は落とし穴があります。

それは共有した情報が、正しく相手に伝達されたかどうかはまったくわからないことです。例えばメールで部下に指示を出したのに、それが中々実行されない場合、送ったメールが読まれていないのか、それとも読んだが内容がまだ実行されていないだけなのかの区別がつきません。結局口頭でメールを読んだかどうか確認することになり、まったくメールの意味がなくなってしまう、なんてことよくありがちです。
これは部下の対応の仕方が悪いのはもちろんですが、そもそもの原因はメールの欠点にこそあります。実は、部下の対応の悪さを責めるよりも、メールに依存しない情報共有の仕組みを考えるほうが、この問題の解決への近道になります。そこでEvernote Businessを使って情報共有の仕組みを変えてみてはいかがでしょうか。0101_fig01

Evernote Businessを使おう。

Evernoteは元々個人用のツールとして作られましたし、実際に個人のタスク管理にも最適です。タグやチェックボックスやリマインダーなどはそのための機能です。しかしそれらをうまく活用することで優れた情報共有ツールになります。情報共有にもいくつか種類がありますが、今回は上記のような上司が部下に指示を出す場合を想定してみましょう。

ノートブックを共有しよう。

まずはEvernoteからビジネスノートブックを作成し、上司と部下で共有します。部下が複数いる場合は複数人で一つノートブックを共有しましょう。そして共有したノートブックに業務指示を書いたノートを作成しましょう。部下はそのノートの指示を見て作業を行うわけですが、ここまではメールで行う情報共有と違いはありません。ここからEvernoteの各機能を活用していきます。

タグで既読管理をしよう。

次に各個人の名前のタグと「未完了」というタグを作成します。名前のタグは共有している人数分作成します。上司は業務指示のノートを共有したら、指示の対象者の「名前」タグと「未完了」タグを貼るだけです。そして例えばこういったルールを決めておきます。
例:鈴木という部下の場合
1. 鈴木はビジネスタグの欄から「鈴木」のタグがついたノートを探します。
2. ノートを見た時点で、「鈴木」のタグを消します。
3. 確認するだけでよいものは「未完了」のタグも消します。
4. 何か作業が必要な場合は、その作業が完了した時点で「未完了」のタグを消します。

つまり部下は読んだら自分の名前のタグを消し、作業が完了したら「未完了」のタグを消すというわけです。上司はノートに付いているタグを確認することで、読んだかどうか、作業が完了したかどうか把握できます。ScreenClip

チェックボックスで進行状況を把握しよう

作業内容が多い場合は、チェックボックスを作成し、作業内容をリスト化しておきます。部下が終わった作業からチェックボックスにチェックをつけていくことで、上司は作業の進行具合がわかります。上司は自分の指示の進捗が簡単に確認でき、部下はやるべきことが明確になるので作業効率が上がりますし、一々上司に作業状況を報告する手間も省けます。
最近では既読管理を行うために、ラインなど既読確認ができるチャットツールを導入する企業も増えています。しかしそれらは読んだかどうかがわかるだけです。読んだか読んでいないかはもちろん重要ですが、一番知りたい内容は指示の進捗状況ではないでしょうか。Evernoteなら使い方次第で具体的な進捗状況までわかります。ScreenClip

リマインダーで期限を設定しよう

リマインダー機能も有効に使えそうです。リマインダーでその作業のデッドラインを設定しておけば、その作業がいつまでにやるべきなのかが、上司も部下もひと目でわかります。リマインダーをつけたノートが溜まっていくと、設定している日付順にリマインダーノートが並べられるため、たくさんの部下を抱える上司は、どの部下に、いつまでの、何の仕事を振ったのかが一目でわかるようになります。気になるノートはクリックして、内容を見れば作業の進捗も確認できます。上司にとってはタスク管理にもなりますし、部下の活動状況が瞬時に見える化されます。部下にとっても自分以外の人間の作業の進捗がわかることで、必要があれば手伝ったりアドバイスなどをしたりしてコミュニケーションの活性化にもなります。ScreenClip

まとめ

いかがでしょうか。今までメールで行っていた業務指示をEvernoteに置き換えるだけで、タスク管理から業務の見える化まで一気に行うことができます。タスク管理や業務の見える化に特化し、より詳細にそれらができるツールももちろんありますが、Evernoteは連絡も含めた3つまとめて、何より手軽にできることが強みです。ぜひ活用してみてください。
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