Evernote Businessで行う効果的な日報管理法とは

公開日: : 情報共有, 業務効率化

前回は会社利用を前提としたEvernote Businessを使って、社内マニュアルの整備方法を解説しました(前回の記事→)。今回はさらに発展させて、Evernote Businessで効果的な日報管理の方法をご紹介します。

そもそも日報とは

日報とは、基本的に職場などで提出する1日の作業の報告書のことをいいます。1周間に一度週報だけで良い会社や、日報と週報の両方を義務付けている会社など使い方は様々です。また日報をつける目的も会社によって様々です。例えば数値管理やスケジュール・進捗の報告のために使ったり、あるいは目標設定であったり新人教育など、社員の意識向上のために使ったりすることもできます。どちらも会社にとって欠かせない部分です。

なぜ日報が機能しないのか

言うまでもなく日報の必要性は誰もがわかっています。しかし、どれだけの会社で有効的に活用されているでしょうか? 日報を書くことが目的になり、それが形骸化してしまっているケースはよくあります。

日報が業務の負担になっている

例えば営業が外回りから帰社してから日報を提出するので、書くこと業務の負担となってしまい、無駄な残業が発生してしまっている会社も多くあります。この場合嫌々書かされているという意識が働いてしまい、どうしても内容は有用なものになりづらくなります。

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上司がチェックできない

また上司が忙しすぎたり、部下をたくさん抱えたりしているせいで、一人一人のチェックがおざなりとなってしまっているケースもあります。あまりに上司チェックの目が入らない場合、フィードバックが欲しい部下は不満が溜まりますし、最悪適当な報告をするような部下も出てくる可能性すらあります。

つまり日報を有効的にするには、報告する側もチェックする側もそれが簡単に行える環境が必要だということです。

Evernote Businessで日報を管理しよう

現在日報の報告はどのように行っているでしょうか。もしまだ紙で行っている場合は今すぐやめたほうがよいでしょう。仮に1日1回で年間営業日が240日の場合、社員一人に対して240枚もの日報が作成されます。保管にも一苦労ですし、何より見返すなんてまず不可能です。

さらにもし仮に報告業務を電子化していたとしても、メールに直書きで送る、あるいはワードやエクセルを添付して報告しているとしたら結果は同じです。結局社員一人に対して膨大なファイルが作成されるだけで、保管場所には苦労しなくとも、やはりいちいち見返すのは面倒な作業です。メールはあとから探し出すのが面倒ですし、ワードやエクセルも相手に送るのは手軽でも、いちいち開いて確認する作業は意外と手間なのです。そこでEvernote Businessの出番です。

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なぜEvernote Businessの日報管理が良いのか

Evernoteは元々メモアプリとしてスタートしました。だからこそ簡単にメモをして、それを後から検索して確認する、というのはEvernoteが最も得意としていることなのです。検索スピードは早いですし、タグを上手に使えば既読管理を行ったり、重要度にランクをつけたりすることもできます。
またノートブックを全員で共有しておけば、上司だけでなく、社員同士でも確認することができます。上司が部下にコメントを返すという上下の流れに対して、横のつながりもできてきます。同じ仕事場にいる同僚の意見やアドバイスは非常に重要です。これらの情報も蓄積していけば社内のコミュニケーション活性に繋がります。

従来の日報の概念にとらわれない会社も

さらにEvernoteでは文章はもちろん、写真やPDF・オフィスファイル・音声などあらゆる添付が簡単にできます。実際にEvernote Businessで日報を管理している会社では、その日の作業をEvernoteで写真に撮って簡単なメモを加えるだけ、あるいはその日の報告を全て音声で記録し、それを日報代わりにしている会社もあります。これだと報告する側の手間は一気に解消されますよね。また報告をされる側も文字だけで報告されるより、現場の生の写真や温度感のある人の声で報告されるほうが文字よりもずっと伝わる気がしませんか?

まとめ

Evernote Businessを使えば日報の作成・共有・検索・確認が容易になります。削減した時間でアドバイスや指導を小まめに行ったり、日報を振り返って会議を行ったりできるようになれば、もっと成果が上がってくるはずです。

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日報はただの報告で終わるのではなく、仕事にどう活かすかが重要なのです。従来の文字だけの日報から、Evernote Businessの機能うまく活用して一歩進んだ日報管理を始めてみましょう!
また神戸のユーシステムではEvernote Businessを経営に活かすための、Evernote経営術勉強会を開催しています。詳しくはこちら→

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