Evernote Businesses導入の第一歩には、業務マニュアルの整備がおすすめ!

公開日: : 情報共有, 業務効率化, 業務標準化

MANUAL

Evernote Businessesで共有すべきものとは

Evernoteは個人の生産性を高めることはもちろんですが、複数人で使って情報を共有することで真の力を発揮します。そのため2012年に会社利用を前提としてビジネスアカウントが誕生してから、現在まで16,000 社以上の企業で導入されるようになりました。
しかし意気込んで会社にEvernote Businessesを導入をしたはいいが、何を共有すればいいかわからない、という企業様がよくおられます。Evernoteを個人的に使っていて良さはわかっているけど、複数人で使うとなるとそのイメージが湧きにくいようです。ユーシステムではそういった方向けにEvernote Businessesを会社で利用するための勉強会を開催していますので、よろしければこちらもご参考ください。

さて、そもそもEvernote Businessesで共有するのに向いている情報といえば、多くの人の目に触れ、なおかつ複数人で編集し合いながら何度も更新が繰り返されるような情報です。このような情報は会社の中でもたくさんあると思いますが、まずはEvernote Businessesを使って業務マニュアルを整備してみるのはいかがでしょうか。

効果的な業務マニュアルの整備方法とは

業務マニュアルとは、マニュアルを通して業務を標準化することにより、経験の少ない人であっても十分な仕事ができるようにするためのものです。特に中小企業では、限られた人員の中でやり繰りしていかなければいけないので、業務の標準化は必要だと、誰もが感じていると思います。しかし必要だと感じていても、効果的な業務マニュアルを作成するには手間も時間もかかるため、中々そこまでは整備できていない、というのが実情ではないでしょうか。そこでEvernote Businessesを使った効果的なマニュアルの作成方法をご紹介します。

しかし効果的な業務マニュアル作成に重要なことはなんでしょうか。業務マニュアルの目的は、その業務における品質の均一化と向上を図ることにあります。それには以下の3つの点が重要になってくるでしょう。

1.読みやすい

業務マニュアルは読み手のレベルはバラバラであることが前提です。そのため誰が読んでも理解できる内容でなければいけないでしょう。その業務に精通した人にしか理解できないような専門用語などは避けるべきです。Evernote Businessesでは複数人で共同編集できるので、読み手も気づいたことがあれば補足していくと他の人が読んだ時に、読みやすいものになるでしょう。

2.わかりやすい

業務マニュアルはその業務を誰が代わってもできるようにするために作成します。読んで終わりではなく、実際にその業務が滞りなくできるよう、それを見れば他にやりようがないくらい、わかりやすいものが望ましいはずです。Evernoteなら文字はもちろん画像や音声も加えられるので、文字だけで伝わりきれないものも伝えることができます。

3.活用しやすい

マニュアルは必要な時にすぐ活用できることが重要です。Evernoteに業務マニュアルが保存してあれば、ネット環境があればどこでも見れるので、分厚いマニュアルを持ち歩く必要はありません。さらに検索を活用すれば今知りたい情報だけにすぐたどり着くこともできます。

Evernote Businessesで共有するメリット

特に2番目のわかりやすいものを、誰でも簡単に作成できることがEvernote Businessesで業務マニュアルを整備する利点です。一つのノートの中に文章を書いていき、画像もドラッグアンドドロップで簡単に貼ることができます。さらに貼った画像を編集したり注釈を加えるのもEvernoteの機能で簡単に行えるので、誰でも簡単に、直感的な操作で、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。
画像以外にはPDFでも同様で、編集や注釈がEvernoteの機能から簡単に行えます。オフィスファイルを貼ることもできますし、貼ったものを再編集も可能です。また動画を貼るのは1ノートあたり100MBという制限もあり少し厳しいですが、Youtubeに誰でも見れない設定でアップロードし、そのリンクをEvernoteに貼っておけば、動画を活用することもできます。このように文字に拘らずにあらゆるファイルをマニュアルの中に含めることができるので、文字で説明するのは難しい業務でも簡単に伝えることができます。

まとめ

誰もが簡単に作成できるというのは、業務マニュアルにおいて非常に重要で、どうしても一人で作成した場合には、作れるものには質にも量にも限界があります。だからこそ複数人で編集し合いながら、より良いものに整備していくことが肝心なのです。そしてなにより業務マニュアルは最初から完璧である必要はありません。変化に対応したり、過不足を補ったりしながら何度も更新を重ね精度を高めていくことが必要です。繰り返しになりますが、Evernote Businessesが得意なのは複数人で何度も更新するような情報です。Evernote Businessesを導入したけど何から共有していいかわからない企業様は、Evernote Businessesで業務マニュアルの整備から始めてみてはいかがでしょうか。
また神戸のホームページ制作会社ユーシステムでは、Evernote Businessesで行う経営術の勉強会を開催しています。詳しくはこちら→

関連記事

f042

Evernoteによる一歩進んだ名刺管理のやり方

名刺管理はみなさんそれぞれ苦労されているのではないでしょうか。名刺管理はEvernoteが断然おすす

記事を読む

webclipper

情報収集にもEvernoteを!Webクリッパーの様々な使い方

Evernoteを活用するうえで、おすすめの使い方のひとつに「情報収集」があります。もちろん企業とし

記事を読む

150109_scannable_01

スマホがスキャナーに早変わり!?注目のEvernote新アプリとは?

先日Evernoteは新しい公式アプリ「Scannable」を発表しました。これは紙資料をデジタル化

記事を読む

itblog10

工数管理でムダや改善点を見える化

導入前の課題 案件毎の収支が曖昧で赤字か黒字かわからない状態だった。 何故、社員が忙しい

記事を読む

internet_earth

オンラインストレージサービスとシステムの連携でビジネスを加速しよう

オンラインストレージサービスというと、最近ではDropboxやGoogleDriveなど耳にしたこと

記事を読む

youtube

マニュアル化しにくい業務はEvernoteとYouTubeでマニュアル化しよう

ミスのない業務の進行や効率的な社員育成には、業務マニュアルの整備が欠かせません。前回Evernote

記事を読む

mokuhyou_tassei_woman

入金確認して回収漏れを絶対になくすために

請求書発行漏れをなくす方法については、以前お話ししましたが、今回は、その後についてです。 請求漏れ

記事を読む

%e7%b4%99%e8%b3%87%e6%96%99%e5%b1%b1%e7%a9%8d%e3%81%bf

必要な時に見つからない! 普段はいらない過去データ。上手に管理しませんか?

業務では、見積書や報告書、企画書など、様々な書類を作成されていると思います。そして、それらの書類は、

記事を読む

PDCA Plan-Do-Check-Act process

PDCAサイクルを回して、業務効率・生産品質のUPを目指そう

PDCAを取り入れて生産管理、品質管理を行っています。という企業は既にたくさんあるかと思います。もし

記事を読む

itblog1

社内SNSと連携

社内SNSのコメントを案件にヒモ付ける。 導入前の課題 口頭で伝えただけでは記録が残らない

記事を読む

2-1
スケジュールをWEB上で手軽に共有しよう!

皆さん、スケジュールの管理は何を使って管理されていますか? 手帳やカ

1704
顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

1
業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

3
メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

kaisya_yukyukyuka_shinkokusyo
ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部

→もっと見る

PAGE TOP ↑