Evernote Businesses導入の第一歩には、業務マニュアルの整備がおすすめ!

公開日: : 情報共有, 業務効率化, 業務標準化

MANUAL

Evernote Businessesで共有すべきものとは

Evernoteは個人の生産性を高めることはもちろんですが、複数人で使って情報を共有することで真の力を発揮します。そのため2012年に会社利用を前提としてビジネスアカウントが誕生してから、現在まで16,000 社以上の企業で導入されるようになりました。
しかし意気込んで会社にEvernote Businessesを導入をしたはいいが、何を共有すればいいかわからない、という企業様がよくおられます。Evernoteを個人的に使っていて良さはわかっているけど、複数人で使うとなるとそのイメージが湧きにくいようです。ユーシステムではそういった方向けにEvernote Businessesを会社で利用するための勉強会を開催していますので、よろしければこちらもご参考ください。

さて、そもそもEvernote Businessesで共有するのに向いている情報といえば、多くの人の目に触れ、なおかつ複数人で編集し合いながら何度も更新が繰り返されるような情報です。このような情報は会社の中でもたくさんあると思いますが、まずはEvernote Businessesを使って業務マニュアルを整備してみるのはいかがでしょうか。

効果的な業務マニュアルの整備方法とは

業務マニュアルとは、マニュアルを通して業務を標準化することにより、経験の少ない人であっても十分な仕事ができるようにするためのものです。特に中小企業では、限られた人員の中でやり繰りしていかなければいけないので、業務の標準化は必要だと、誰もが感じていると思います。しかし必要だと感じていても、効果的な業務マニュアルを作成するには手間も時間もかかるため、中々そこまでは整備できていない、というのが実情ではないでしょうか。そこでEvernote Businessesを使った効果的なマニュアルの作成方法をご紹介します。

しかし効果的な業務マニュアル作成に重要なことはなんでしょうか。業務マニュアルの目的は、その業務における品質の均一化と向上を図ることにあります。それには以下の3つの点が重要になってくるでしょう。

1.読みやすい

業務マニュアルは読み手のレベルはバラバラであることが前提です。そのため誰が読んでも理解できる内容でなければいけないでしょう。その業務に精通した人にしか理解できないような専門用語などは避けるべきです。Evernote Businessesでは複数人で共同編集できるので、読み手も気づいたことがあれば補足していくと他の人が読んだ時に、読みやすいものになるでしょう。

2.わかりやすい

業務マニュアルはその業務を誰が代わってもできるようにするために作成します。読んで終わりではなく、実際にその業務が滞りなくできるよう、それを見れば他にやりようがないくらい、わかりやすいものが望ましいはずです。Evernoteなら文字はもちろん画像や音声も加えられるので、文字だけで伝わりきれないものも伝えることができます。

3.活用しやすい

マニュアルは必要な時にすぐ活用できることが重要です。Evernoteに業務マニュアルが保存してあれば、ネット環境があればどこでも見れるので、分厚いマニュアルを持ち歩く必要はありません。さらに検索を活用すれば今知りたい情報だけにすぐたどり着くこともできます。

Evernote Businessesで共有するメリット

特に2番目のわかりやすいものを、誰でも簡単に作成できることがEvernote Businessesで業務マニュアルを整備する利点です。一つのノートの中に文章を書いていき、画像もドラッグアンドドロップで簡単に貼ることができます。さらに貼った画像を編集したり注釈を加えるのもEvernoteの機能で簡単に行えるので、誰でも簡単に、直感的な操作で、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。
画像以外にはPDFでも同様で、編集や注釈がEvernoteの機能から簡単に行えます。オフィスファイルを貼ることもできますし、貼ったものを再編集も可能です。また動画を貼るのは1ノートあたり100MBという制限もあり少し厳しいですが、Youtubeに誰でも見れない設定でアップロードし、そのリンクをEvernoteに貼っておけば、動画を活用することもできます。このように文字に拘らずにあらゆるファイルをマニュアルの中に含めることができるので、文字で説明するのは難しい業務でも簡単に伝えることができます。

まとめ

誰もが簡単に作成できるというのは、業務マニュアルにおいて非常に重要で、どうしても一人で作成した場合には、作れるものには質にも量にも限界があります。だからこそ複数人で編集し合いながら、より良いものに整備していくことが肝心なのです。そしてなにより業務マニュアルは最初から完璧である必要はありません。変化に対応したり、過不足を補ったりしながら何度も更新を重ね精度を高めていくことが必要です。繰り返しになりますが、Evernote Businessesが得意なのは複数人で何度も更新するような情報です。Evernote Businessesを導入したけど何から共有していいかわからない企業様は、Evernote Businessesで業務マニュアルの整備から始めてみてはいかがでしょうか。
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