業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。
「よし、何とかしよう!」と思い立ったものの…何から取り組めばいいのか?
人を増やす?優秀な経験者を採用する?
いえいえ、今の環境でも、少し工夫するだけで変わるのです。
では、どうすればいいのでしょうか?
参考ブログ
「進捗がひと目でわかる」

情報はあるのに、わかってない?!

「毎日、ちゃんと業務日誌をつけています。」
「毎週、チームで報告会議をしています。」
などという企業も多いと思います。
「業務日誌で記録して、報告会議で共有して、フツーに進捗管理をしていても、なぜか納期に遅れてしまった…。」
「せっかく納期ギリギリ間に合ったのに、他の作業が後回しになって催促がきてしまった…。」
こんな風に、組織全体で見ると、なかなか計画どおりにはいかないことがあるものです。(進捗管理しているはずなのに!)

1上司が部下の業務日誌に目を通していても、紙(ノート)・メール・ワード・エクセルなどで、部下ごと1日ごとにバラバラの業務日誌では、個別の進捗確認は、かなり難しくなります。
結局は、上司の頭の中で、
「今月は、担当が変わったばかりだけど大丈夫かな?」
「あの案件は、そろそろ部下に報告させないと!」
というアバウトな把握しかできないハメになりがちです。

記憶力が良い人なら、何も記録しなくても、
「まかせて!だいたい把握してるから!」
と笑って言えるかもしれません。
でも、納期前の大事な場面で、担当者が休暇や出張だったら?
いつもいつも、休暇中の担当者の携帯電話を鳴らすわけにもいきません。

以前の当社も、1人ずつ個別に作業記録をつけ、毎朝会議室でミーティングして、全員が報告し、全員で進捗確認していました。
それでも、やっぱり新入社員の担当や、納期が重なった案件などで、把握しきれない作業遅れが発生することがありました。
「セールスフォース」を導入して、議事録のワードをメールで共有するのをやめてからは、いつでも全員の作業内容が確認でき、業務日誌を書く手間も省けるようになりました。

「セールスフォース」でプロジェクト管理できるシステムを活用すれば、担当者が1つのデータを入力するだけで、取引先・案件・担当者ごとなどに紐付いてくれるため、場面ごとに違った切り口から、現状を確認できるようになります。
「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアで、社内でも社外でも情報共有できる営業支援・顧客管理等のサービスです。
当社では、「セールスフォース」の特徴を活かしたプロジェクト管理により、チーム全体で作業効率化を図り、その結果が経営品質向上につながっています。

情報は、1つにまとめて共有する

社内システムがあり、情報を入力していても、そのデータを活用できなければ、何も変わりません。
「セールスフォース」では、プロジェクトごとに関連情報がまとめられるので、1つのプロジェクトに関する情報を探し回る必要がありません。(システム内を検索しなくても、一目で確認できます!)
並行して進む複数の案件を管理する場合は、必要な案件の必要な項目を1つの画面に表示させるだけです。
例えば、まだ検収済になっていない案件の予算・納期・作業工数などをまとめるには、レポート機能が便利です。
レポートは、マウス操作だけで作成でき、納期順、案件ごとの抽出や月別集計など、チームに必要なデータが表示できます。
1つのレポートを共有すれば、チーム全体で、同じ状況を確認できるので、わざわざ報告書類を印刷して、全員ゾロゾロ会議室に集まらなくてもよくなり、ワードで議事録を作らなくても済むのです。

わざわざの会議室ミーティングの代わりになるのは、「セールスフォース」のダッシュボード機能です。
レポート機能で詳細を把握し、ダッシュボード機能で、
「案件がどのぐらい切迫しているのか?」
「チームの目標達成度はどの程度か?」
を視覚的に確認する、というように各機能を活用して、進捗確認を簡単にしましょう。

まとめたら、見える化できる

今まで、紙や個人のパソコンに記録していた情報を、共有するところから始めます。共有は、ただ、ワードやエクセルに記録したファイルを1か所に保存する、ということではありません。
「1つのデータの集まりにすること」「一括して利用できるデータにすること」で共有できるデータになります。

データの共有を始める時は、一度に、社内の全ての部門や、全ての情報をシステム化しようとしなくてもよいのです。
まずは、ある部門で、あるデータだけ、担当者に入力してもらえば、OKです。
そのデータの入力が習慣化していけば、データを抽出・集計したり、画面で見たり、ファイルに書き出したり、外出先で見たり、使い方が広がっていきます。

「社内にシステムに詳しい社員がいないので、新しいシステムを導入しても、使いこなせないかも…。」
と、心配に思うかもしれません。
「セールスフォース」のレポート機能・ダッシュボード機能は、入力した項目から、必要なものをマウスで選択すればよいだけなので、パソコンが得意でない社員でも、自分で作成できます。

image

クラウド型のソフトウェア「セールスフォース」を使ってみれば、
 ・紙に書くより早く入力できる。
 ・検索ができる。
 ・メンバーがいつでも見られる。
 ・自分で簡単にデータを利用できる。
わけです。
当社で初めて「セールスフォース」を利用した社員も、
「気が付いたら、毎日使っています。今では無いと困ります。」
と言っています。

まとめ

紙の記録・個人のパソコンにしかない情報を洗い出して、みんなが見えるようにすること、当たり前そうでまだできていない情報をまとめてみることで、驚くほど無駄だった作業がわかってきます。毎日必要なデータの一元化が、チームの意識を変える第一歩になります。
どの部署から手をつければよいか?何のデータをどう活用できるか?などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。

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