ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

公開日: : Salesforce, 情報共有, 業務効率化

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部長~担当部門~役員・社長などとすべてのハンコが押されるまでの間は・・・○時間ではなく、○日単位となってしまいます。
「紙を使わない」「ハンコ不要」でも、上司が承認or却下できるシステムで、申請期間を短くして、業務の効率化を進めましょう。
□参考ブログ
「勤務時間を自動でラクラク集計!」

社内申請にハンコは不要!

申請手続きは・・・社員の有給休暇申請・経費申請・残業申請、備品購入・サービス導入伺いや、事業の契約手続きなど、いろいろあります。
ハンコを押す人数が多いほど、承認までの時間(日数)も増えていきます。
だからと言って、どんなに急ぐ申請でも、会社で決められた手順を破るわけにはいきません。

日数がかかっても、この手順をやめられないのは、
「申請書類は、紙で必要だから…」
「承認には、ハンコがいるから…」
という理由かもしれません。

社員が申請したら、直属の上司から社長まで何人ものメンバーの机を書類が回るので、ハンコが押されて承認される日数を、逆算して業務を進める必要が出てきます。
取引の手続きでも、
「社内の決済に○日ほどかかりますので、しばらくお待ちください。」
「遅くとも○日前までには、ご提出ください。」
と、社内手続きに時間がかかるために、取引先など社外の人に、しわ寄せが行っていませんか?

以前の当社では、残業する日は、残業申請書を作成して社員のハンコを押し、16時までに上司に提出して、承認を得ていました。
上司が不在の時は、承認が得られないので、勝手には残業できません。

「セールスフォース」の承認プロセス機能を使ったシステムでは、直属の上司~所属部門長~担当部門長~役員室など、決められたメンバー・順番で、承認手続きを進めることができます。
「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアで、社内でも社外でも情報共有できる営業支援・顧客管理等のサービスです。
当社では、「セールスフォース」をカスタマイズ(自社に合わせて設定)して、承認プロセス機能など「セールスフォース」の特徴を活かしたシステムを活用しています。

ハンコ代わりの承認プロセスとは?

承認手続きには、メンバー、順番、担当部門などが決まっているものです。
今までは、
「ハンコを押さないと、誰まで順番が回ったのかわからない」
「押されたハンコが、承認した証拠になる」
と思っていましたが、
その手続きは、「セールスフォース」でも、できるのです。

当社が、紙で残業申請書を作成していた頃、短い残業時間でも、1日1人1枚の申請書が発生していました。
年度末の忙しい時には、たちまち上司の机に、書類の山ができました。
(却下もあるので、紙の多さの割には、残業時間は多くなかったのですが…)

承認するメンバー・順番など申請書ごとの手続きを「セールスフォース」に設定すれば、申請の流れは、紙の申請と同じです。
「セールスフォース」は、社内でも社外でも利用できるので、会議・外出・出張と忙しい上司も、クリック1つで、承認できます。

当社は、残業申請に「セールスフォース」を活用してから、ペーパーレス化が進み、社員も上司も、書類の無駄なやり取りがなくなりました。
残業申請書の作成がなくなったことで、社員は、作業への集中が途切れなくなり、作業効率が上がるという、思いがけない良い効果につながりました。

承認or却下のスピード手続き

紙の申請書を、承認順に回す場合、今、誰の机の上で止まっているのか、わかりません。
順番に電話して、
「部長! ○○申請にハンコ押していただけましたか?」
などと、追跡調査しなければなりません。
その点、「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアですので、リアルタイムに、承認手続きが誰まで進んでいるかが、確認できます。

「セールスフォース」で申請した内容は、他のデータと関連付けて、活用できます。
例えば、残業申請は、勤務表(タイムカード)と結び付けて、整合性の確認など、データの利用範囲が広がります。

残業申請のデータは、レポートを作成して、所属別・個人別に確認できるので、上司は部下の管理に、給与担当は残業手当の計算に、と活用の幅も広がります。
レポートは、マウス操作だけで作成でき、部下ごとの内訳や個人別集計など、担当者に必要なデータが表示できて便利です。
もしも、対外的に、紙の書類が必要な場合でも、「セールスフォース」の申請内容を印刷できるので、問題ありません。

まとめ

申請手続きをシステム化して、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、状況に合わせて利用できるようになると、承認までの時間が大きく短縮されます。集めた申請データは、他の収集データと関連付けて活用できるので、組織の課題を洗い出すきっかけにもなります。
社内の承認手続きが多くて整理がむずかしい、入力したデータを何と関連付けたらよいか?などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。

関連記事

icon_1r_192

Evernote Businessで「PDFに注釈」をやってみよう!

8月末のアップデートで、「Evernote for Windows」にPDFに注釈機能が追加されまし

記事を読む

Evernote-Web

うっかり忘れのミスを無くす。EvernoteでTo Doリストを作ろう。

Evernoteではノート上にチェックボックスをを作ることができます。下記画像の一番右上のボタンを押

記事を読む

an inbox full of mail envelopes, clipping path included

メールではできない!Evernoteによる確実な情報伝達法

ここ数年パソコンやスマートフォンなどデバイスがどんどん進化していくなかでも、未だにビジネスのやり取り

記事を読む

ScreenClip3

デザインの校正作業にEvernoteを活用しよう

どんな会社でもデザイン制作する場面はあると思います。製品のロゴやパッケージ、パンフレットやチラシある

記事を読む

PDCA Plan-Do-Check-Act process

PDCAサイクルを回して、業務効率・生産品質のUPを目指そう

PDCAを取り入れて生産管理、品質管理を行っています。という企業は既にたくさんあるかと思います。もし

記事を読む

timecard_man

勤務時間を自動でラクラク集計!

勤務時間の管理といえば、エクセルで計算したり、まだ手書きの勤務表を使っている場合など、システム化され

記事を読む

EVE_seoiriseiton

Evernote整理術!「マージ」という考え方

Evernoteに情報を貯める習慣がついてくると、誰しも悩むことがあります。それはノートの数が増えて

記事を読む

webclipper

情報収集にもEvernoteを!Webクリッパーの様々な使い方

Evernoteを活用するうえで、おすすめの使い方のひとつに「情報収集」があります。もちろん企業とし

記事を読む

bbbUAL

Evernoteで行う、展示会名刺の管理とそのフォロー

展示会は、今まで出会うことのなかった新規顧客を獲得するための貴重な機会です。しかし展示会のその場で即

記事を読む

document_seikyusyo

請求漏れがなくなった!その方法とは?

お客様への請求は、誰がどう管理していますか? 「売上は計上したのに、まだ入金がない!何で?」 「

記事を読む

2-1
スケジュールをWEB上で手軽に共有しよう!

皆さん、スケジュールの管理は何を使って管理されていますか? 手帳やカ

1704
顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

1
業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

3
メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

kaisya_yukyukyuka_shinkokusyo
ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部

→もっと見る

PAGE TOP ↑