ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

公開日: : Salesforce, 情報共有, 業務効率化

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部長~担当部門~役員・社長などとすべてのハンコが押されるまでの間は・・・○時間ではなく、○日単位となってしまいます。
「紙を使わない」「ハンコ不要」でも、上司が承認or却下できるシステムで、申請期間を短くして、業務の効率化を進めましょう。
□参考ブログ
「勤務時間を自動でラクラク集計!」

社内申請にハンコは不要!

申請手続きは・・・社員の有給休暇申請・経費申請・残業申請、備品購入・サービス導入伺いや、事業の契約手続きなど、いろいろあります。
ハンコを押す人数が多いほど、承認までの時間(日数)も増えていきます。
だからと言って、どんなに急ぐ申請でも、会社で決められた手順を破るわけにはいきません。

日数がかかっても、この手順をやめられないのは、
「申請書類は、紙で必要だから…」
「承認には、ハンコがいるから…」
という理由かもしれません。

社員が申請したら、直属の上司から社長まで何人ものメンバーの机を書類が回るので、ハンコが押されて承認される日数を、逆算して業務を進める必要が出てきます。
取引の手続きでも、
「社内の決済に○日ほどかかりますので、しばらくお待ちください。」
「遅くとも○日前までには、ご提出ください。」
と、社内手続きに時間がかかるために、取引先など社外の人に、しわ寄せが行っていませんか?

以前の当社では、残業する日は、残業申請書を作成して社員のハンコを押し、16時までに上司に提出して、承認を得ていました。
上司が不在の時は、承認が得られないので、勝手には残業できません。

「セールスフォース」の承認プロセス機能を使ったシステムでは、直属の上司~所属部門長~担当部門長~役員室など、決められたメンバー・順番で、承認手続きを進めることができます。
「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアで、社内でも社外でも情報共有できる営業支援・顧客管理等のサービスです。
当社では、「セールスフォース」をカスタマイズ(自社に合わせて設定)して、承認プロセス機能など「セールスフォース」の特徴を活かしたシステムを活用しています。

ハンコ代わりの承認プロセスとは?

承認手続きには、メンバー、順番、担当部門などが決まっているものです。
今までは、
「ハンコを押さないと、誰まで順番が回ったのかわからない」
「押されたハンコが、承認した証拠になる」
と思っていましたが、
その手続きは、「セールスフォース」でも、できるのです。

当社が、紙で残業申請書を作成していた頃、短い残業時間でも、1日1人1枚の申請書が発生していました。
年度末の忙しい時には、たちまち上司の机に、書類の山ができました。
(却下もあるので、紙の多さの割には、残業時間は多くなかったのですが…)

承認するメンバー・順番など申請書ごとの手続きを「セールスフォース」に設定すれば、申請の流れは、紙の申請と同じです。
「セールスフォース」は、社内でも社外でも利用できるので、会議・外出・出張と忙しい上司も、クリック1つで、承認できます。

当社は、残業申請に「セールスフォース」を活用してから、ペーパーレス化が進み、社員も上司も、書類の無駄なやり取りがなくなりました。
残業申請書の作成がなくなったことで、社員は、作業への集中が途切れなくなり、作業効率が上がるという、思いがけない良い効果につながりました。

承認or却下のスピード手続き

紙の申請書を、承認順に回す場合、今、誰の机の上で止まっているのか、わかりません。
順番に電話して、
「部長! ○○申請にハンコ押していただけましたか?」
などと、追跡調査しなければなりません。
その点、「セールスフォース」は、クラウド型のソフトウェアですので、リアルタイムに、承認手続きが誰まで進んでいるかが、確認できます。

「セールスフォース」で申請した内容は、他のデータと関連付けて、活用できます。
例えば、残業申請は、勤務表(タイムカード)と結び付けて、整合性の確認など、データの利用範囲が広がります。

残業申請のデータは、レポートを作成して、所属別・個人別に確認できるので、上司は部下の管理に、給与担当は残業手当の計算に、と活用の幅も広がります。
レポートは、マウス操作だけで作成でき、部下ごとの内訳や個人別集計など、担当者に必要なデータが表示できて便利です。
もしも、対外的に、紙の書類が必要な場合でも、「セールスフォース」の申請内容を印刷できるので、問題ありません。

まとめ

申請手続きをシステム化して、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、状況に合わせて利用できるようになると、承認までの時間が大きく短縮されます。集めた申請データは、他の収集データと関連付けて活用できるので、組織の課題を洗い出すきっかけにもなります。
社内の承認手続きが多くて整理がむずかしい、入力したデータを何と関連付けたらよいか?などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。

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