オンラインストレージサービスとシステムの連携でビジネスを加速しよう

公開日: : Salesforce, 情報共有, 業務効率化

オンラインストレージサービスというと、最近ではDropboxやGoogleDriveなど耳にしたこともある方も多いのではないでしょうか。既に個人でも業務でも利用している方もいらっしゃるかもしれません。

聞いたことがない方のために、簡単にご説明させていただきます。オンラインストレージサービスとは、クラウド上(インターネット上にあるサービス提供会社が用意しているサーバー)にファイルをアップロードすることにより、簡単にPC、スマートフォン、タブレットなど異なる端末から同じ情報を共有できるサービスのことです。
DropboxやGoogleDriveの場合、PC上の専用フォルダにフォルダやファイルを入れておけば、自動的にクラウド上にアップロードされ、他の利用端末と同期されます。非常に簡単で気軽に利用できるため、ユーザー数を伸ばしているサービスです。

Dropbox×セールスフォース

オンラインストレージサービスは、ユーザーによって機能を追加開発したり、カスタマイズしたりすることはできませんので、どのサービスでも連携できるという訳ではありません。システム側では、追加開発などが可能かもしれませんが、オンラインストレージサービス側で、システムが連携に利用できるインターフェースが用意されていることが前提条件となります。

今回は、あらかじめ連携機能が用意されているオンラインストレージサービス「Dropbox」とクラウド型システムである「セールスフォース」の連携をご紹介したいと思います。

「セールスフォース」は、世界トップシェアを誇るクラウド型営業支援システムであり、またその基盤システムを利用して、自社の業務に合わせて機能を追加開発したりカスタマイズできるサービスです。

システムとの連携でできることとは?

オンラインストレージサービス単独でも外出先から資料の参照が必要な場合や、顧客とのデータのやりとりなどビジネスの多くの場面での活躍が想像できます。
さらに、オンラインストレージサービスと顧客管理システムや営業管理システムなどの社内の業務システムと連携することができるとしたらいかがでしょうか?
イメージが付かない方のために、どんなことができるかご紹介したいと思います。

顧客情報や案件情報と関連ファイルを集約

「セールスフォース」は、ある顧客に関連する情報をすべて集約して1つの画面に表示することが出来ます。例えば、担当者情報や商談・見積、購入商品、問合せ内容、これまでの営業活動の履歴など、ありとあらゆる情報をまとめて見ることができるので、情報を探し回る必要はありません。ここに、関連するオンラインストレージ上のファイルをも表示することができます。例えば、現場写真や動画、顧客へ渡した資料など、これまでシステムとは別管理となっていたファイルも関連付けて表示することができるので、さらなる業務効率UPを図れます。

213a7d3b5e0b7131e80f90a39a561357[セールスフォースの顧客情報画面]

容量を気にすることなくファイルをアップロードできる

「セールスフォース」のようなシステムとして利用できるクラウドサービスの場合、アップロードできる容量に制限があります。(「セールスフォース」の場合、全体のファイル使用容量制限は10ユーザーの場合11GB、容量の追加購入は可能)
「Dropbox」の場合、ビジネス版を利用すれば、容量無制限で利用できます。オンラインストレージサービスを利用すれば、ファイルサイズを気にすることなく、システムから参照できるファイルをアップロードすることができるようになるという訳です。

シングルサインオンでアカウントを一元管理

「Dropbox」も「セールスフォース」もクラウドサービスであるため、ログインするにはアカウント情報が必要です。最近では、様々なWebサービスがあるので、皆様もアカウント管理に四苦八苦したことはありませんか?ユーザーIDとパスワードの組み合わせを管理するのも一苦労です。
「Dropbox」ではシングルサインオンが可能であるため、「セールスフォース」のアカウント情報でログインすることが可能です。

外出先からも必要なデータを参照できる

「Dropbox」も「セールスフォース」も出張先や移動中などの外出先からも社内と同じデータを安全に参照することが出来ます。どちらのサービスも自社のデータセンターを持ち強固なセキュリティ対策を講じています。また、権限管理も詳細に行うことができるため、安心してご利用いただくことが可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
オンラインストレージサービスとシステムを連携させることができれば、できることが広がり、また情報を集約することができるため、さらにビジネスを加速化することが可能になります。外出先で社内の情報が参照できずに困っている方は、まずはオンラインストレージサービスから導入してみるのも良いかもしれません。神戸のシステム開発会社ユーシステムでは、Dropboxの導入支援も行っております。ITを導入・活用したいけれど何から手を付けて良いか分からない、といった方はぜひご相談ください。御社に最適なソリューションをご提案いたします。

関連記事

Evernoteで検索を使わずにノートを探しやすくする方法

今日から定期的にEvernoteのお悩み解決法やワンポイントテクニックを紹介したいと思います。 今日

記事を読む

知らないと損!Evernoteの検索をスピード化する方法。

前回高度な検索についてご紹介しましたが、そもそも検索構文が覚えられない、文字を打つのが面倒、という問

記事を読む

業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかしよう!」と思い立ったものの…何

記事を読む

Evernoteで共有しているノートを快適に整理・管理する方法

Evernote上に複数人でノートブックを共有していると、だんだんとノートブック内が乱雑になってきま

記事を読む

顧客管理と商談/案件がリンク

導入前の課題 担当者が代わると重要な顧客情報が引き継がれていないことがあった。 受注案件

記事を読む

システムとSNSの連携で生産性UP!

昨今インターネットの普及と共に様々なSNSツールが登場しています。SNSツールとは、ソーシャル・ネッ

記事を読む

Evernoteで地図を使って情報を整理しよう!

検索の優れたEvernoteでは、キーワード検索はもちろん、タグ、作成・更新日時、添付ファイルの種類

記事を読む

お問い合わせ対応マニュアルを作成してみませんか?

お問い合わせのお電話やメールというのは、どのような職種の企業様であっても必ずあると思います。商品に関

記事を読む

ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部長~担当部門~役員・社長などと

記事を読む

ペーパーレスで経費精算!申請・決裁業務をシステム化するメリット

世の中IT化が進んできたとはいえ、まだまだ紙で運用されている業務は残っているのが現状です。特に経費精

記事を読む

クラウドシステムで情報共有がより簡単に!でもセキュリティは大丈夫?

スマートフォンが広く普及し始め、それに伴い多くの人がインターネットに触

スケジュールをWEB上で手軽に共有しよう!

皆さん、スケジュールの管理は何を使って管理されていますか? 手帳やカ

顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

→もっと見る

PAGE TOP ↑