オンラインストレージサービスとシステムの連携でビジネスを加速しよう

公開日: : Salesforce, 情報共有, 業務効率化

オンラインストレージサービスというと、最近ではDropboxやGoogleDriveなど耳にしたこともある方も多いのではないでしょうか。既に個人でも業務でも利用している方もいらっしゃるかもしれません。

聞いたことがない方のために、簡単にご説明させていただきます。オンラインストレージサービスとは、クラウド上(インターネット上にあるサービス提供会社が用意しているサーバー)にファイルをアップロードすることにより、簡単にPC、スマートフォン、タブレットなど異なる端末から同じ情報を共有できるサービスのことです。
DropboxやGoogleDriveの場合、PC上の専用フォルダにフォルダやファイルを入れておけば、自動的にクラウド上にアップロードされ、他の利用端末と同期されます。非常に簡単で気軽に利用できるため、ユーザー数を伸ばしているサービスです。

Dropbox×セールスフォース

オンラインストレージサービスは、ユーザーによって機能を追加開発したり、カスタマイズしたりすることはできませんので、どのサービスでも連携できるという訳ではありません。システム側では、追加開発などが可能かもしれませんが、オンラインストレージサービス側で、システムが連携に利用できるインターフェースが用意されていることが前提条件となります。

今回は、あらかじめ連携機能が用意されているオンラインストレージサービス「Dropbox」とクラウド型システムである「セールスフォース」の連携をご紹介したいと思います。

「セールスフォース」は、世界トップシェアを誇るクラウド型営業支援システムであり、またその基盤システムを利用して、自社の業務に合わせて機能を追加開発したりカスタマイズできるサービスです。

システムとの連携でできることとは?

オンラインストレージサービス単独でも外出先から資料の参照が必要な場合や、顧客とのデータのやりとりなどビジネスの多くの場面での活躍が想像できます。
さらに、オンラインストレージサービスと顧客管理システムや営業管理システムなどの社内の業務システムと連携することができるとしたらいかがでしょうか?
イメージが付かない方のために、どんなことができるかご紹介したいと思います。

顧客情報や案件情報と関連ファイルを集約

「セールスフォース」は、ある顧客に関連する情報をすべて集約して1つの画面に表示することが出来ます。例えば、担当者情報や商談・見積、購入商品、問合せ内容、これまでの営業活動の履歴など、ありとあらゆる情報をまとめて見ることができるので、情報を探し回る必要はありません。ここに、関連するオンラインストレージ上のファイルをも表示することができます。例えば、現場写真や動画、顧客へ渡した資料など、これまでシステムとは別管理となっていたファイルも関連付けて表示することができるので、さらなる業務効率UPを図れます。

213a7d3b5e0b7131e80f90a39a561357[セールスフォースの顧客情報画面]

容量を気にすることなくファイルをアップロードできる

「セールスフォース」のようなシステムとして利用できるクラウドサービスの場合、アップロードできる容量に制限があります。(「セールスフォース」の場合、全体のファイル使用容量制限は10ユーザーの場合11GB、容量の追加購入は可能)
「Dropbox」の場合、ビジネス版を利用すれば、容量無制限で利用できます。オンラインストレージサービスを利用すれば、ファイルサイズを気にすることなく、システムから参照できるファイルをアップロードすることができるようになるという訳です。

シングルサインオンでアカウントを一元管理

「Dropbox」も「セールスフォース」もクラウドサービスであるため、ログインするにはアカウント情報が必要です。最近では、様々なWebサービスがあるので、皆様もアカウント管理に四苦八苦したことはありませんか?ユーザーIDとパスワードの組み合わせを管理するのも一苦労です。
「Dropbox」ではシングルサインオンが可能であるため、「セールスフォース」のアカウント情報でログインすることが可能です。

外出先からも必要なデータを参照できる

「Dropbox」も「セールスフォース」も出張先や移動中などの外出先からも社内と同じデータを安全に参照することが出来ます。どちらのサービスも自社のデータセンターを持ち強固なセキュリティ対策を講じています。また、権限管理も詳細に行うことができるため、安心してご利用いただくことが可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
オンラインストレージサービスとシステムを連携させることができれば、できることが広がり、また情報を集約することができるため、さらにビジネスを加速化することが可能になります。外出先で社内の情報が参照できずに困っている方は、まずはオンラインストレージサービスから導入してみるのも良いかもしれません。神戸のシステム開発会社ユーシステムでは、Dropboxの導入支援も行っております。ITを導入・活用したいけれど何から手を付けて良いか分からない、といった方はぜひご相談ください。御社に最適なソリューションをご提案いたします。

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