請求漏れがなくなった!その方法とは?

お客様への請求は、誰がどう管理していますか?
「売上は計上したのに、まだ入金がない!何で?」
「うっかり請求書を送るのを忘れていた!今さら、請求しにくいなぁ。」
など、社内のIT化が進んでいない中小企業では、よく聞かれる話です。

売上を計上したら

自社のサービスを提供した後、きちんと請求書を送れていますか?
「よい商品を販売して、お客様に喜んでいただけた!」
「今月の売上目標を達成できた!」
と、喜んで終わり、とはなりません。
売上を計上した後は、窓口担当者から経理担当者に、
「このお客様に、請求書を送っといて。」と言いますか?
それとも、メモや書類を渡していますか?
社内メールで伝えているでしょうか?
「月末は忙しくて、経理担当に請求のこと、伝えられなかった。」
「外出が多い担当者がつかまらなくて、締切までに確認できなかった。」
ということで、せっかく今月売り上げたのに、請求は来月…となっていないでしょうか。

当社も、担当者が外出中で、すぐに確認できないために、請求の締切に間に合わないこともありました。違った内容で請求できないので、どうしても、担当者に直接確認するまでは、請求するわけにはいきません。セールスフォース社のシステムを使い、売上や請求状況のデータを案件ごとに管理するようになってからは、社内で最新情報を共有できています。

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請求書を発行する

たとえ担当者が社内にいても、必要な請求データが、経理担当に届いているとは限りません。システムを利用して、請求書発行依頼を出すだけで、経理担当にメール送信できるので、納品した後、担当者が、個別に経理に連絡する必要がありません。経理担当は、自分あてにメールが届くので、システムの画面を確認しなくても、依頼があることがリアルタイムでわかるからです。

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当社は、以前、担当者ごとにいちいち請求内容を聞いて回っていましたが、情報共有されてからは、レポートで一覧確認でき、聞いて回る手間も、担当者不在で処理が遅れることも、なくなりました。
レポートは、マウス操作だけで作成でき、請求期日や支払期限など取引先ごとの情報を入力しておけば、必要なデータを簡単に取り出せます。作成したレポートは、期日ごとに通知させて、確認でき、営業・制作・経理など各担当者が見たいデータを作成できて便利です。もし、担当者が不在でも、完了した案件のレポートを他の社員が確認して、代わりに請求書発行依頼を出せるので、担当者がいないから締切に間に合わない!ということもなくなるのです。

過去のデータも参照

取引が長くなれば、お客様から「前はこうだったから…。」「昨年と同じように…。」という要望も出てきます。
システムのデータは、現在進行中から過去に発生した案件まで一元管理できるので、その案件の前の担当者に聞かなくても、請求状況などが把握できます。
いつ請求すればよいか、いつまでに入金してもらえばよいか、その他の情報も入力できるので、担当者間の引き継ぎも効率化できます。
また、経理担当にとっては、たとえ担当者が不在でも、過去の請求状況がわかれば、お客様と直接お話できるため、「担当者が戻ったら、確認して、折り返しご連絡します。」ということも少なくなります。

まとめ

請求漏れをなくすためには、情報共有化を進め、担当者個人に頼らなくてもよいような組織としての対応が重要になります。
売上から請求に関する情報を社内で共有すれば、今まで担当者のパソコンにしかなかったデータが一つにまとまり、組織として、いつでも誰でもデータを活用できます。
情報の共有でどうして請求漏れがなくなるのか?まず何から始めればよいのか?などのお問い合わせは、神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。

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