工数管理を行って、業務・作業の改善点の糸口を掴もう

「たくさん仕事を受注して、皆で必死に働いてもなぜだか今月も採算が取れていない。」
「残業しなければ納期に間に合わないと従業員は言うが、本当にそうなのか。」
そんなお悩みはありませんか。
業務や作業のどこかにムダがあるとすれば、そこを効率化できれば工期短縮、コスト削減に繋がり、晴れて悩みは解決! …となりますが、ではどうすればムダを発見できるでしょうか。

工数管理を行えば糸口がつかめる!

従業員の一日の業務や作業の一つ一つを内容で分類、それぞれ関わった時間(工数)を記録し、そのデータを活用して労働力の効率的な運用を行うことを「工数管理」といいます。
“工”数という字面ではありますが工業・生産系、IT系の作業のみならず事務、営業活動などあらゆる業務に適用できる指標であり、工数から案件単位、部課・チーム単位、従業員単位でコストを算出すれば利益とムダの把握、業務の計画が容易となります。

既に勤怠管理としてタイムカードの導入などで出勤・退勤を数値化できている場合はそこからもう一歩踏み込み、従業員に工数を常に意識させることができれば、現場からの活きた効率化・改善のアイデアが生まれてくるかもしれません。

「見える化」して分析しよう

doc_160627_1

doc_160627_2

工数一括登録
工数管理を始めると、「どの案件にどれだけ時間をかけたか」というところから「その内でどれだけの割合を営業活動に費やしたか」、「制作に入る前の準備にどれだけ掛かったか」、「同じ仕事内容でAさんとBさんとで要した時間にどれだけ差があるか。」などなど、気になる点は次々と出てくることでしょう。
工数を様々な切り口でグラフや表に落とし込み、情報共有を行う「見える化」によって迅速な分析と改善が可能となります。

システムの導入で確実・簡単に管理を実現

手書きの表やExcelでは工数管理を実施することができません。ごくわずかな期間では実施できているように見えても年月を積み重ねてくると処理が重たくなったり、データが分散したりして集計・分析が困難になってしまうことがあります。そもそも取り扱う案件や従業員が多いと手続きが煩雑になって「管理を行うための工数」がかさんでしまい、業務の効率化どころではなくなってしまいます。
業務をシステムで管理し、工数の記入も手書きではなく最初からデジタルデータで取り扱うようにすると、分析も共有もリアルタイムに行えるようになります。

doc_160627_2

この画像のシステム例ではセールスフォース社のForce.comを採用し、データベースに商談(受注案件)と従業員名簿、そして工数が記録されています。
従業員各自が日々の工数や新しい商談の情報を入力していくと、グラフや集計表は逐一更新され、現状の把握や過去実績との比較がいつでも行えるようになっています。また、経営者や現場の監督責任者はシステムに備わったツールを使い、必要なデータ項目を自由に組み替えて様々な分析を行うことができ、現場への的確な指示を随時発信できます。

工数一括登録

上記画像は終業時、その日に行った業務を従業員が報告する(システムに入力する)画面の例です。
各業務がどの商談・プロジェクトのどんな活動であったかを記録するために、まずおおまかに「営業」、「制作・開発」といったふうに分類し、さらに細分化して打合せのための外出であったのか、問合せに対応していたのか、制作作業であったのかを選択していきます。
このように作業の種別をあらかじめ定めておき、それに従って工数を入力するようにしておくと効率的な集計が可能となります。誰がどの商談に関わりどんな作業を主に行っているのか、作業配分は適切かどうかといった判断が容易になり、案件のなかでどの作業の割合が多くなっているかも一目瞭然となります。

まとめ

業界改善・作業効率化に向けての第一歩は工数管理から始まります。工数管理の分析結果を現場でも「見える化」し毎月、毎週、毎日といった単位で情報共有の場を設け、関わる人員すべてが工数管理について共通の認識と改善への意識を持つようにしましょう。改善活動を持続的・効果的に進めるため、PDCAサイクルも取り入れると良いでしょう。

もし工数管理の具体的な実現手段の提案をご希望される場合や、「見える化」についてご不明な点などあれば神戸のシステム開発会社ユーシステムにご相談ください。弊社では工数管理を自社内で実際に活用しておりますので、その中で培ったノウハウをもとに業務改善・作業効率化をサポートします。

関連記事

itblog1

社内SNSと連携

社内SNSのコメントを案件にヒモ付ける。 導入前の課題 口頭で伝えただけでは記録が残らない

記事を読む

youtube

マニュアル化しにくい業務はEvernoteとYouTubeでマニュアル化しよう

ミスのない業務の進行や効率的な社員育成には、業務マニュアルの整備が欠かせません。前回Evernote

記事を読む

webclipper

「後で見よう」を手軽に。Webページを丸々Evernoteに保存する方法

EvernoteはWebページ全体または一部をそのまま保存できる「Evernote Web クリッパ

記事を読む

bbbUAL

Evernoteで行う、展示会名刺の管理とそのフォロー

展示会は、今まで出会うことのなかった新規顧客を獲得するための貴重な機会です。しかし展示会のその場で即

記事を読む

ScreenClip5

え!?まさかの三次元のモノまでEvernoteに入れてしまうという考え方

Evernoteに情報を貯めることが習慣になってくると、身の回りの全てがEvernote上にあれば、

記事を読む

g_e

Googleから自分のEvernote内のノートを探す方法

ちょっとイメージしづらいかもしれませんので実際に見てみましょう。 上の画像を見てもらえればわか

記事を読む

itblog10

工数管理でムダや改善点を見える化

導入前の課題 案件毎の収支が曖昧で赤字か黒字かわからない状態だった。 何故、社員が忙しい

記事を読む

IMG_8430-150x150

ついに出た!Evernoteに待望の新機能「ワークチャット」とは?

先日Evernoteでアップデートがあり、新たに「ワークチャット」という機能が追加されました。

記事を読む

printer

Evernote連携アプリを使ってもっと名刺の読み取りを効率的に!

前回はEvernoteによる名刺管理の方法と利点を紹介しました。詳しくはこちら→。しかし当たり前です

記事を読む

ScreenClip

Evernoteで地図を使って情報を整理しよう!

検索の優れたEvernoteでは、キーワード検索はもちろん、タグ、作成・更新日時、添付ファイルの種類

記事を読む

2-1
スケジュールをWEB上で手軽に共有しよう!

皆さん、スケジュールの管理は何を使って管理されていますか? 手帳やカ

1704
顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

1
業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

3
メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

kaisya_yukyukyuka_shinkokusyo
ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部

→もっと見る

PAGE TOP ↑