マニュアル化しにくい業務はEvernoteとYouTubeでマニュアル化しよう

公開日: : 品質管理, 業務効率化, 業務標準化

ミスのない業務の進行や効率的な社員育成には、業務マニュアルの整備が欠かせません。前回Evernoteで簡単にできるマニュアルの作成方法をご紹介しました。(詳しくはこちら→)
Evernoteを使えば簡易的なマニュアルをすぐに作成することができます。しかしマニュアルには「動き」が重要な作業は理解してもらいにくいという欠点があります。「動き」を補足するために、写真をたくさん撮ったり、文字で細かく記載したりすると、今度は詳しくなり過ぎて読みにくくなってしまい、せっかく作ったマニュアルも読んでもらえないこともあります。
そこで動画マニュアルを作成し、マニュアル化しにくい業務もマニュアル化していきましょう。

動画マニュアルの効果

動画を作るというと少しハードルが高く聞こえるかもしれません。しかし、例えばスマホの録画モードを起動させ、いつものように作業を行いながら大事な部分を自分の声で補足説明していけば、それだけでも簡易的な動画マニュアルができてしまいます。
新しく仕事を覚えなければいけない人にとっても、文章を読むより動画を見るほうが、ラクに仕事を覚えられるのは言うまでもありません。「作業方法は動画マニュアルを見て復習しておいて」と言える仕組みができていれば、教える側の時間を削減できます。教える側も教わる側もお互いにとってプラスになります。

Evernoteで動画は扱える?

マニュアルには当然動画以外の文書や資料、写真に設計図など様々なものが含まれると思います。またほしい時にすぐ見られるよう検索のスピードも重要です。種類の異なる情報を1箇所に保存・共有し、すぐに検索できるのがEvernoteの特徴です。
そういった点を考えても、動画マニュアルもEvernoteで共有できれば一番良いのですが、Evernoteは1ノートの容量に200MBまでという制限があります。そのためファイルサイズの大きい動画を扱うにはまだまだ向いていません。仮に200MB以内に抑えたとしても、そういったノートを大量に保存すると、同期に時間がかかりますし、今度は月々のアップロード容量制限にも注意を払わなければいけなくなります。そこでYouTubeを活用しましょう。YouTubeを組み合わせることで、そういった問題は解決できます。

YouTubeにマニュアルをアップするメリットとは

YouTubeは動画投稿サイトですので、無料でいくらでも動画をアップロードすることができます。そして一部の人にしか見られないようなクローズドな環境を作ることができるので、社外の人間にマニュアルが見られることはもちろんありません。
さらに最も大きいメリットは、アップロードした動画は、YouTube上で字幕を入れたりキャプションを入れたり、不必要な部分のカットも行えることです。わかりやすい動画マニュアルを作成するには、当然ある程度、動画の編集が必要です。映像と声だけで足りない部分を文字で補足すれば、よりわかりやすい動画になります。簡単な編集であればYouTube上で全て出来てしまうので、高価な動画編集ソフトを用意する必要もありません。ScreenClip

EvernoteとYouTubeの連携方法

YouTubeに動画をアップロードしていれば、EvernoteではYouTubeへのリンクを貼るだけで十分です。リンクを貼るだけならアップロード容量を気にせずいくらでも保存できます。
さらにEvernote Web Clipper というアプリをYouTube上で使うと、動画へのリンクとそのサムネイル画像を保存できます。ScreenClip

 

通常Evernoteに動画そのものを保存すると動画ファイルのアイコン画像が表示されるだけで、ぱっと見ではどんな内容の動画なのかわかりません。動画のサムネイルが保存されていれば、再生しなくてもなんとなく内容がわかります。Evernoteの検索機能とサムネイルの視覚的な効果で、目的のマニュアルを探すのがとても簡単になります。ScreenClip

動画マニュアル作成のポイント

普通のマニュアル作成時でも同様ですが、動画マニュアルもわかりやすく簡潔である必要があります。録画時間は長くなりすぎないよう、作業単位に分けて数分程度のものがいいでしょう。実際に見るのは、作業をする直前や、作業中にやり方を忘れてしまったときが多いからです。
大事なことは手間暇かけすぎない、完璧なものを作ろうとしないことが重要です。毎日の業務もありますし、マニュアルの作成だけに時間を割くことはできないでしょう。今やっている仕事を記録するぐらいの気持ちで作成すれば充分です。
一通り業務マニュアルが形になってきたら、業務経験者を含む関係者で共有し、内容をチェックしてもらい、意見や質問を自由に入れられるようにするとよいでしょう。Evernoteで共有していればそれができます。コメントがある程度たまったら、改善点を話し合う場を設け、マニュアルに反映しましょう。そうすることでマニュアルの質をより高めていくことができます。

まとめ

今の時代は、ビデオカメラを持ちださなくてもスマホで簡単に動画が撮れます。さらに編集ソフトもいらずに動画編集が、クラウド上で簡単かつ無料で行えます。動画で伝えられる情報量は画像や文字と比べても圧倒的に違います。紙で何十頁もあるマニュアルが、動画で説明すれば数分で終わったということもありえます。動画マニュアルはなんとなくハードルが高いのでは、と思っている方もこれを機に作成してみてはいかがでしょうか。
神戸のホームページ制作会社ユーシステムでは、Evernote Businessesで行う経営術の勉強会を開催しています。詳しくはこちら→

関連記事

itblog10

工数管理でムダや改善点を見える化

導入前の課題 案件毎の収支が曖昧で赤字か黒字かわからない状態だった。 何故、社員が忙しい

記事を読む

itblog1

社内SNSと連携

社内SNSのコメントを案件にヒモ付ける。 導入前の課題 口頭で伝えただけでは記録が残らない

記事を読む

notenecbw_L

いつもの作業が10秒はかどる。知っておきたいEvernoteのショートカットキー

Evernoteは、基本的に、あらゆる操作をキーボードで行えるようになっています。 ここでは、知っ

記事を読む

3187602

EvernoteとDropboxって何が違うの?

最近流行りのクラウドサービスですが、たくさん種類があって何が違うのかわからない、という声をよくお

記事を読む

161011_%e3%83%96%e3%83%ad%e3%82%b01

システムとSNSの連携で生産性UP!

昨今インターネットの普及と共に様々なSNSツールが登場しています。SNSツールとは、ソーシャル・ネッ

記事を読む

evernote_search

これを使えば上級者?Evernoteの高度な検索について

Evernoteでノートを探す時にはキーワードを検索窓に入力して、検索をするのが普通だと思います

記事を読む

aaaUAL

今使っているあの名刺アプリとEvernoteを連携させる裏ワザとは?

前回、前々回とEvernoteで名刺管理を行う方法やメリットなどを解説してきました。しかしすでに名刺

記事を読む

160826

工数管理を行って、業務・作業の改善点の糸口を掴もう

「たくさん仕事を受注して、皆で必死に働いてもなぜだか今月も採算が取れていない。」 「残業しなければ

記事を読む

itblog9

WEBサイトの管理を確実に

導入前の課題 口頭やメールで依頼していたので制作期限が曖昧な場合が多く、作業が遅れがちだった

記事を読む

file11

Evernote Businesses導入の第一歩には、業務マニュアルの整備がおすすめ!

Evernote Businessesで共有すべきものとは Evernoteは個人の生産性を高める

記事を読む

サムネイル
クラウドシステムで情報共有がより簡単に!でもセキュリティは大丈夫?

スマートフォンが広く普及し始め、それに伴い多くの人がインターネットに触

2-1
スケジュールをWEB上で手軽に共有しよう!

皆さん、スケジュールの管理は何を使って管理されていますか? 手帳やカ

1704
顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

1
業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

3
メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

→もっと見る

PAGE TOP ↑