Evernoteで社内の業務ノウハウを可視化・共有しよう

社内には言葉で伝えにくく、経験を必要とする業務が多く存在します。このような業務の情報を社内全員で上手に共有できればノウハウとして蓄積されていきます。しかしこういった情報は、その業務を担当している特定の人だけに蓄積されがちで、中々新人や他の社員には引き継がれにくい傾向にあります。そのためその人が異動したり辞めてしまうとそのノウハウは失われてしまいます。情報が個人にのみに蓄積された状態だと、結果的に会社にはノウハウが貯まっていかないということになります。
しかしもし、日々発生する情報を効果的に共有できるようになれば、個人への依存度も減り、社内全体の業務の効率や質を上げることができます。そこでEvernoteを使って、こういったノウハウとなる情報を蓄積していきましょう。

まずノウハウの共有を定着させよう

しかし何もない状態からやみくもに「いずれ役に立つから、ノウハウの情報をEvernoteに保存し共有しましょう」というだけでは、社員を動かす動機付けとしては弱いと思います。過去の記事で、Evernoteによるマニュアルや議事録の作成方法を紹介しました。
「Evernote Businesses導入の第一歩には、業務マニュアルの整備がおすすめ!」→
「Evernote流、一歩進んだ議事録作成術!」→
まずは推進チームなどを作り、その中で簡単なコンテンツ作成や連絡事項から始めて、ある程度Evernoteに情報が貯まっている状態にしてみましょう。これらを蓄積するだけでも一定のノウハウや顧客情報などが自然と会社の暗黙知として貯まっていきます。
そしてそれ以外のメンバーには「Evernoteを見る」という行為を定着させます。見ることが普通になってくれば、「Evernoteに情報を貯めると便利になりそうだ」という実感が伴っていき、やがては社員の自発的なノウハウ共有に繋がっていきます。そのためにもまず一定量の情報を作って貯めることから始めましょう。ScreenClip [1]

とにかく貯めることを考えよう

Evernoteの利用が定着していけば、次はメイン業務にEvernoteを活用していきましょう。例えばプロジェクトなど共同作業にEvernoteを使うとします。前回のこのような記事を紹介しました。
「プロジェクト管理や共同作業をより効率的にするためのEvernote活用」→
個人個人がそれぞれの作業をローカルに抱えてしまっていては、結果としてプロジェクト全体の見通しが悪くなりますから、全員が参照できるようEvernoteに蓄積するようにしましょう。作業途中のファイルや、他の人には関係ないだろうと思う情報であっても、チームのメンバー全員が参照できるようにしておくべきです。参照する人は自分以外の誰かなわけですから、後々それがどのような形で活きてくるかは自分では判断できないからです。その後プロジェクトが終わった時に、その経過を記録しまとめ、その時に作成した文書やファイルなどを整理しておくと、情報の参照性が増します。特にプロジェクト進行中に問題が発生し、調査した情報やその解決策は、記録しておくだけで会社全体の共有財産になります。こうすると、過去のプロジェクトの失敗や改善の経験を生かすことができ、それが会社のノウハウとして蓄積されていくのです。ScreenClip

Evernoteにノウハウを貯めるメリット

Evernoteの良さは、情報の保存場所とチャット機能が一体になっていることです。例えばノウハウが書かれたノートに対して作成者に質問を投げかけることも簡単にできます。社内のコミュニケーションが進みますし、その質問から新たな視点が生まれ、そのノウハウがよりブラッシュアップされる可能性もあります。
さらにEvernoteには関連するノート表示させる機能があるので、ノウハウとノウハウがリンクしやすくなります。またタグ付けによって情報のジャンル分けをしたり、ノートリンクで関連するノートとノートを繋げたりすることで、検索性をより高めることもできます。蓄積したノウハウは、別の人が見つけて再利用することに価値があるわけですから、検索性を高めることはノウハウ共有に非常に重要です。

まとめ

いかがでしょうか。ノウハウ共有のためには、まずは会社主導で一定量のノウハウをEvernoteに貯めていき、その後は日常の業務での利用を促すことが大切です。そうすれば自然と情報は蓄積されていくので、あとはその貯まった情報をある程度整理し、後から参照しやすくすることで、それがノウハウになります。
ノウハウの共有がきちんと行えていれば、新人が入ってきても「困ったことがあればとにかくEvernoteを見ればいい」となり、「問題が起きたらとりあえずEvernoteに記録しておこう」と新たなノウハウが共有される好循環を生みます。ぜひEvernoteで社内の業務ノウハウを可視化・共有をお試しください。
神戸のユーシステムではEvernote Businessを経営に活かすための、Evernote経営術勉強会を開催しています。詳細はこちら→

関連記事

icon_1r_192

Evernote Businessで「PDFに注釈」をやってみよう!

8月末のアップデートで、「Evernote for Windows」にPDFに注釈機能が追加されまし

記事を読む

postachio

Evernoteでブログを始めよう。ノートをブログ形式で公開できるサービスとは

あけましておめでとうございます。本年もどうぞよろしくお願い致します。 さて2015年も始まったばかり

記事を読む

3

メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関わる様々なデータを繋げて管理し

記事を読む

aaaUAL

今使っているあの名刺アプリとEvernoteを連携させる裏ワザとは?

前回、前々回とEvernoteで名刺管理を行う方法やメリットなどを解説してきました。しかしすでに名刺

記事を読む

mokuhyou_tassei_woman

入金確認して回収漏れを絶対になくすために

請求書発行漏れをなくす方法については、以前お話ししましたが、今回は、その後についてです。 請求漏れ

記事を読む

kaisya_yukyukyuka_shinkokusyo

ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部長~担当部門~役員・社長などと

記事を読む

login1

Evernoteで安全にIDやパスワードを管理する方法

あらゆるパソコンの業務やウェブのサービスなどで、IDとパスワードが求められる現在、これらをどのように

記事を読む

f042

Evernoteによる一歩進んだ名刺管理のやり方

名刺管理はみなさんそれぞれ苦労されているのではないでしょうか。名刺管理はEvernoteが断然おすす

記事を読む

notenecbw_L

いつもの作業が10秒はかどる。知っておきたいEvernoteのショートカットキー

Evernoteは、基本的に、あらゆる操作をキーボードで行えるようになっています。 ここでは、知っ

記事を読む

presentation_pc_man

Evernote Businessでプレゼン上手になろう!

プレゼンテーションに欠かせないものといえば、パワーポイントやキーノートなどのソフトで作るスライド資料

記事を読む

1704
顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

1
業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

3
メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

kaisya_yukyukyuka_shinkokusyo
ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部

timecard_man
勤務時間を自動でラクラク集計!

勤務時間の管理といえば、エクセルで計算したり、まだ手書きの勤務表を使っ

→もっと見る

PAGE TOP ↑