Evernoteで共有しているノートを快適に整理・管理する方法

公開日: : 情報共有, 業務効率化

Evernote上に複数人でノートブックを共有していると、だんだんとノートブック内が乱雑になってきます。事前にしっかりとルールを決めていれば問題ないのですが、Evernoteは簡単にノートを作って共有できるだけに、無秩序にノートを作っていくとあっという間にノート数が多くなり目的のノートを探す事が難しくなってきます。そこで目次ノートが役に立ちます。本日は乱雑になったノートブック内を綺麗に整理・整頓するための目次ノート方法をご紹介します。

目次ノートとは

Evernoteには「ノートリンク」という機能があり、ノートから別のノートへのリンクを作成することができます。そして目次ノートとは1つのノートから複数のノートへリンクを貼り、目的のノートに素早くたどり着くためのノートのことをいいます。この目次ノートはEvernoteの機能で簡単に作成できます。方法は簡単で、複数ノートを選択して目次ノートの作成をクリックするだけです。これを作成することで、乱雑になったノートブック内を綺麗に整理することができます。

Evernoteの階層は3階層まで?

Evernoteは「スタック」→「ノートブック」→「ノート」のように、基本的に3階層のフォルダ構成となっています。これより上の階層も下の階層は作ることはできません。これは階層分けを最小限して検索効率を上げる、というEvernoteの考え方に基づいた仕様だと思われます。そのためこの3階層という制限はメリットでもありデメリットでもあります。しかし目次ノートをうまく活用することで、擬似的に階層をいくつでも増やすことができるようになります。mokuji3

目次の目次を作る

目次ノートはいくつでも作成可能なので、当然目次の目次も作成できます。20~30くらいノートを整理するのであれば、1つの目次ノートでも十分整理可能だと思いますが、これより多くなる場合は目次の目次を作成するとよりスムーズに整理ができます。「大項目目次」→「中項目目次」→「小項目目次」→「ノート」のように目次を追加していくことで擬似的な階層をいくつでも増やすことができるのです。
例えば、たくさんの会社の情報がEvernote内に貯まっていたとして、まず会社毎の目次ノートを作成します。A社に関するノートを選択してA社の目次を作成、B社に関連するノートを選択して目次ノートを作成、というように情報を会社毎にまとめていきます。次に会社毎の目次ノートをまとめた目次ノートを作成します。会社が多くなってきたら、ア行の会社、カ行の会社と目次を分けていきましょう。そしてその目次をまとめた目次を作成して最終的に1つノートに集約します。すると、「全体目次」→「ア行目次」→「会社目次」→「ノート」というようにリンクをクリックしていくことで目的のノートに辿りつけるようになります。全体像は下図のようなイメージです。mokuji目次の項目や数は自由なので、今回は会社毎に情報を集約してみましたが、人であったり商品やサービス毎であったり、その会社にあった情報の整理が可能です。

目次を作ることによる効果

目次を作ることで、目的のノートを誰でも簡単に探し出せるようになります。この「誰でも」という所がポイントです。目次無しでも、例えば自分が個人的に使っているだけのノートブックであれば、自分が情報を保存した本人ですから整理がなくても日付や検索などで、ある程度目的のノートを探すことができます。しかし複数人で共有している場合は、他の人が作成したノートはどうやって検索すればよいのかわからなかったりします。また人によってEvernoteの使用頻度や理解度も違いますし、無秩序にノートを保存しているだけでは、ノートを探せる人と探せない人が出てくるかもしれません。もし目次があればEvernoteを使い慣れていない人でも直感的に探すことができます。リンクをクリックしていくだけですから、ホームページを見ているような感覚です。

また文字入力が少し面倒なスマートフォンやタブレットでもタップだけでノートに辿り着けるので、ノートを探す時間を短縮できます。特にスマホなどで見る場合はすぐに情報を確認したい場合が多いので、目次があればEvernoteの使い勝手が格段に上がります。

まとめ

このように目次ノートを活用することで、大量のノートが保存されていても快適に整理や管理をすることができます。整理作業は面倒でついつい後回しにしてしまいがちですが、たくさんの人が使うものほど整理が大事になります。最初は目次の作成はちょっとした手間ですが、一度目次を作ってしまえば、以降の作業が格段に楽になります。目次ノートによる整理で効率的なEvernote活用を目指しましょう。
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