プロジェクト管理や共同作業をより効率的にするためのEvernote活用

公開日： 2015/06/29 : 情報共有, 業務効率化

Evernote Businessはプロジェクトの管理など複数人での作業を見える化し効率化することを得意としています。本日はEvernoteによるプロジェクト管理の方法を紹介します。
まず一言に、プロジェクト管理といってもプロジェクトの中には管理しなければいけないものがたくさんあります。
例えば、いつまでにどれくらいの時間で何をやっていくのかという計画を建てたり、計画した作業を実際に誰がどのくらいこなしたのかを把握したり、問題が発生したときにどのように記録し、どのように対処するか決めたり、といったことなどです。
Evernoteでこれらを管理するには、事前にメンバー間で、共有方法についてルールを決めて管理していく必要があります。

1.やるべきタスクを整理しよう。

まずはやるべきタスクを整理していきましょう。最初は、プロジェクト用のノートブックを作成し、メンバー全員で共有します。そしてそのプロジェクトでやらなければいけないタスクを1タスク1ノートずつ作成していきます。まずはタイトルだけでいいので入力し、次々にノートを作成していきましょう。もちろんプロジェクトが進んでいく内に、新しくできるタスクもあるかと思います。その時は新しくノートを作成すればいいので、まずはプロジェクト開始前にわかっているタスクを列挙していきます。タスクが始まったら、作業内容を各ノートに記述していけばよいのです。

2.タスクの担当者を明確にしよう

ある程度タスクのノートが作成できたら、メンバーの名前のタグを全員分作成しましょう。そしてタスクのノートに担当者の名前を貼っていきます。複数人で担当している場合は複数タグを貼ります。ノートの中に「担当者：○○」と書いてしまっては、ノートを見に行かなければ担当がわかりません。タグにして貼ることで、後から担当者別にタスクを検索できます。さらにそのタグの件数を見れば、誰がどのくらいタスクをこなしたのかが一目でわかります。

3.タスクの期日を明確にしよう

そのタスクの期限をリマインダーで設定しましょう。正確に決っているものはその期限を入力し、決まっていないものを目安の期限だけでも必ず入れておくようにしましょう。リマインダーで期限順に並べることで優先すべきタスクが、共有している全員に伝わります。
またタスクが膨大で同じ期限のタスクが何個もあるような状態の時は、「優先度高」「優先度中」「優先度低」というようなタグも貼っておくのも有効です。もちろん、この表現だけでは人によって捉え方が異なると思いますので、事前にメンバー間で優先度の意味を定義しておく必要があります。
例えば以下の様な定義です。
優先度高：早急に着手し、出来る限りリマインダーの期日よりも早く終わらせる。
優先度中：リマインダー期日までに終わらせる
優先度低：リマインダーの期日は目安程度で、優先度の高いものを先にやる。
3段階で足りない場合や2段階でも十分な場合など、そのプロジェクトによって様々だと思いますので色々工夫してみてください。

4.現在の進捗を明確化しよう

これもタグの設定になりますが、「未着手」「作業中」「確認中」「完了」というようなタグを事前に作成しておきましょう。そしてプロジェクトが始まり実際にタスクに取り掛かるようになったら、そのタスクの進捗具合のタグを貼っていきます。実際にプロジェクトは始まった時にはこの進捗管理のタグが必要になります。この4つのフェーズは最低限だと思いますので、より細かく設定しておくと、全体の進捗状況がより見えるようになります。フェーズだけでなく、予想より作業が遅れていた時のために「苦戦中」や、何か問題が起きた時のための「問題発生」のようなタグも用意しておくと上司やマネージャーは、より各個人の進捗具合がわかり、問題があればすぐに対策を取ることが出来ます。これも事前にメンバーで進捗のタグを定義しておきましょう。

5.問題が起きたら、すぐに共有しよう

問題発生時用のタグを作っておいて、他のメンバーに通知できるようにしておいたほうがよいですが、緊急を要する問題が発生する場合もあります。そういった時はワークチャットを使って、全員と即共有しましょう。タグは基本的に相手から見てもらうことが前提なので、こちらから見てほしいとアピールしたい時にはやはりチャットが有効です。相手にプッシュ通知できますし、チャットなのでリアルタイムのメッセージのやり取りが可能です。

まとめ

このようにしてEvernoteでプロジェクトを管理していくと、誰が今どんなタスクをやっていて、何が既に完了しているかが一目でわかります。
複数のタグを組み合わせて検索することで全体から細かい部分まで進捗が見えてきます。例えば優先度のタグを選んでから進捗のタグの件数を見れば、全体の作業の進み具合がわかります。逆に担当者のタグを選んでから進捗のタグで絞り込めば、個人の進み具合がわかります。
こうやって各作業状況を把握しておけば、メンバー間のコミュニケーションが行いやすくなり、効率よく仕事を分担し合うこともできるでしょう。上司やプロジェクト管理者も簡単に全体を見渡すことができます。
また、それぞれのメンバーの仕事状況が分かるので、メンバー同士での緊張感も生まれます。「あの人はこんなにタスクをこなしているから私も負けられない」というようにいい意味での対抗心や連帯感が生まれるかもしれません。ぜひ活用してみてください。
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