Evernoteで行う、展示会名刺の管理とそのフォロー

公開日: : 情報共有, 業務効率化

展示会は、今まで出会うことのなかった新規顧客を獲得するための貴重な機会です。しかし展示会のその場で即商談に発展するようなケースは非常に稀だと思います。だからこそ、会場で交換する名刺が鍵となり、その名刺をどのように活かしていくかが重要になります。名刺は獲得してから何のアプローチもせず放っておくと、当然見込顧客のままで終わってしまいます。展示会で獲得した名刺は中長期的に育成し、見込顧客から新規顧客に育てていかなければいけません。そこで今回はEvernoteを使って、獲得した見込顧客の名刺を管理し、新規顧客に育てていくためのフォローについて書いていきたいと思います。

1.集めた名刺をスキャンし管理しよう

まず大事なのは獲得した名刺を全てデータ化することです。展示会で獲得した名刺は重要な顧客データになるので、会社として一元管理する必要があります。そのためにも名刺を素早くデータ化でき、それを社内全体で共有したり編集したりできる環境を作ることが重要です。例えば獲得した名刺を手で集計し、会社に持ち帰ってから内容をエクセルに手打ち、なんてことをやっていたら対応スピードはどんどん遅くなってしまいます。そこでEvernoteを使って名刺をデータ化していきましょう。Evernoteなら名刺をスマホから撮影するだけで、名刺の中の文字まで読み取り簡単にデータ化できます。Scan SnapなどのEvernote対応のスキャナーがあると正確かつ短時間で大量の名刺をスキャンしデータ化できます。Scannableという連携アプリを使うと、パソコン無しでもスキャナーが使えるので、展示会などの外出先でまとめて名刺をスキャンする時にはとても便利です。名刺が貯まっていけば、展示会名や業種、その顧客の重要度のランクなどタグをつけて分類していきましょう。タグによる分類はすればするほど、ほしい情報へ辿り着くための検索スピードは速くなります。
またEvernoteのビジネスアカウントで共有すれば共有した名刺は会社の持ち物になり管理者以外削除できなくなります。閲覧・編集権限を設定し、名刺のデータを編集できる人と見るだけの人、見られない人など個人で権限を変えることもできます。退職者のアクセスもすぐに遮断できるので、退職時に大事な名刺情報を持ちださせられる心配もありません。名刺情報とはいえ大切な顧客情報ですから、こういった機能は会社としては安心に繋がります。

2.顧客へのフォローを見える化しよう

名刺を交換した方には、その後、電話やメール・DMなどの様々な施策を仕掛けていくことになります。その上で重要なのは、どの社員がいつ、だれにアプローチし、その反応はどうだったのかが分かる仕組みを作ることです。ScreenClipそこでEvernoteに共有している名刺にそれらの情報を付加していきます。備考欄にテキストで書いたり資料を添付したりして、名刺を共有している全員が過去の施策の履歴がわかるようにしておきましょう。また次のアプローチには、名刺ノートのリマインダーに設定しておくと担当者は自分のタスク管理になりますし、共有している他の人間からは進捗具合がわかるようになります。このようにフォロー状況を見える化しておくことで、違う営業が同じ相手に同じアプローチをする、といった初歩的な連携ミスもなくなります。また、たとえその時には見込顧客として終わってしまったとしても、また何か別きっかけでアプローチするケースもあるかもしれません。過去のデータが残っていれば、アプローチの方法も工夫できます。例えば別の展示会でも同じ名刺を交換した時は、前の展示会でのアプローチを参考に、その後のアプローチの仕方も変わってくるでしょう。これらの履歴が貯まっていくことで、今まで個人の経験として貯まっていたものが、会社の経験値になるのです。

まとめ

このような集めた名刺は、そこに書かれているデータだけでなくその後いかに活用したかという履歴も含めて残しておくことで、立派な顧客データに成長していきます。そして名刺の整理だけを考えた普通の名刺管理アプリでは中々ここまでのことはできません。名刺を全員で共有し、編集し、会社として管理していくにはEvernoteが最適です。ビジネスの関係については将来どうなるか分からないものです。名刺は捨ててしまっても、データだけEvernoteに残しておき、会社の財産としましょう。ぜひご活用ください。
また神戸のユーシステムではEvernote Businessを経営に活かすための、Evernote経営術勉強会を開催しています。詳細はこちら→

関連記事

Screen-Shot-2014-10-01-at-9.29.23-PM

日経とEvernoteが提携!?新しく加わる「コンテキスト」ってどんな機能?

現在、Evernoteでノートを作成すると、ノートの内容を元にEvernoteが自動で判断した関連ノ

記事を読む

161011_%e3%83%96%e3%83%ad%e3%82%b01

システムとSNSの連携で生産性UP!

昨今インターネットの普及と共に様々なSNSツールが登場しています。SNSツールとは、ソーシャル・ネッ

記事を読む

%e4%bb%95%e4%ba%8b%e3%81%8c%e5%a4%a7%e5%a4%89%e3%81%aa%e7%94%b7%e3%81%ae%e4%ba%ba

お問い合わせ対応マニュアルを作成してみませんか?

お問い合わせのお電話やメールというのは、どのような職種の企業様であっても必ずあると思います。商品に関

記事を読む

document_seikyusyo

請求漏れがなくなった!その方法とは?

お客様への請求は、誰がどう管理していますか? 「売上は計上したのに、まだ入金がない!何で?」 「

記事を読む

mokuhyou_tassei_woman

入金確認して回収漏れを絶対になくすために

請求書発行漏れをなくす方法については、以前お話ししましたが、今回は、その後についてです。 請求漏れ

記事を読む

timecard_man

勤務時間を自動でラクラク集計!

勤務時間の管理といえば、エクセルで計算したり、まだ手書きの勤務表を使っている場合など、システム化され

記事を読む

160830_ブログ2

ペーパーレスで経費精算!申請・決裁業務をシステム化するメリット

世の中IT化が進んできたとはいえ、まだまだ紙で運用されている業務は残っているのが現状です。特に経費精

記事を読む

f042

Evernoteによる一歩進んだ名刺管理のやり方

名刺管理はみなさんそれぞれ苦労されているのではないでしょうか。名刺管理はEvernoteが断然おすす

記事を読む

ScreenClip5

え!?まさかの三次元のモノまでEvernoteに入れてしまうという考え方

Evernoteに情報を貯めることが習慣になってくると、身の回りの全てがEvernote上にあれば、

記事を読む

IMG_8430-150x150

ついに出た!Evernoteに待望の新機能「ワークチャット」とは?

先日Evernoteでアップデートがあり、新たに「ワークチャット」という機能が追加されました。

記事を読む

1704
顧客情報と案件を繋げて管理!Salesforceでまとめよう

会社には管理すべき情報がたくさんありますよね。 各個人が管理している

1
業務のムダが見つかる!データの見える化

売上・利益を増やしたい、でも残業は増やしたくない。 「よし、何とかし

3
メールや様々な業務データと顧客管理がSalesforceで繋がる!

Salesforceは営業活動の効率化のために、顧客や案件に関

kaisya_yukyukyuka_shinkokusyo
ハンコ待ちがなくなるスピード承認申請

社内の手続きで、担当者が申請書を出してから、直属の上司~課長・次長・部

timecard_man
勤務時間を自動でラクラク集計!

勤務時間の管理といえば、エクセルで計算したり、まだ手書きの勤務表を使っ

→もっと見る

PAGE TOP ↑