Evernote連携アプリを使ってもっと名刺の読み取りを効率的に!

公開日: : 情報共有, 業務効率化, 業務標準化

前回はEvernoteによる名刺管理の方法と利点を紹介しました。詳しくはこちら→。しかし当たり前ですが管理を行うには、データが貯まっていかなければいけません。Evernote単体で名刺をスキャンして保存するには1枚1枚撮影しなければいけません。最近は自動撮影機能なども追加され、効率的に撮影し保存できるようになってきましたが、まだまだ大量の名刺をEvernoteで読み取るのは、中々大変なのが現状です。そこで今回はEvernoteの連携アプリとスキャナーを使って、大量の名刺をEvernoteに保存する方法を2つ紹介します。

Ⅰ.ScannableとScanSnapを使う方法

一つ目はScannableとScanSnap Evernote Editionを使う方法です。大量の名刺を頻繁にEvernoteに保存する必要がある場合はやはりスキャナーを使うのがおすすめです。そしてEvernoteで名刺管理を行うことを前提としているのであれば、ScanSnap Evernote Editionが一番おすすめです。Evernoteで名刺を撮影すると通常のノートと違い、下の画像のような連絡先ノートという特殊な形式のノートとして保存されます。これができるのは今の所、EvernoteもしくはScannableから名刺を撮影するか、ScanSnap Evernote Editionで名刺をスキャンするかしか方法はありません。ScreenClip

Scannableを使うメリット

そしてScannableはScanSnapを連携させて、名刺の読み取りを行う一番のメリットは、パソコンなしでスキャンが可能になることにあります。通常のスキャナーはパソコンを通して使用するため、そのスキャナーと繋がっているパソコンでしか使うことができません。ScannableからScanSnapを使えば、一旦自身のスマートフォンにスキャンしたデータが落とされ、そしてクラウドに保存されます。そのためスキャンスナップ一台を全員で使いまわせるようになります。前回の記事のようにEvernoteは、個人の名刺を管理するというよりは、会社として全員の名刺を管理する方がより効果発揮します。その場合、全員が簡単に名刺をEvernoteに保存できる環境を作ることが、実は一番大切なことかもしれません。ScreenClip

Ⅱ.CardfulとScanSnap以外のスキャナーを使う方法

もしScanSnap Evernote Editionの購入に抵抗がある場合や、すでにその他のスキャナーをお持ちの場合には、Cardfulというアプリとその他のスキャナーの組み合わせによる名刺管理がおすすめです。Cardfulとは世界初のEvernoteと双方向に情報編集が可能な名刺管理アプリです。Cardfulから名刺を撮影すると名刺をOCR化し、中のデータを読み取って、下の画像のような形でEvernoteに保存することができます。しかしここまではEvernoteのカメラ機能と変わりません。ScreenClip

Cardfulを使うメリット

Cardfulを使う一番のメリットはすでにEvernote内のノートブックに保存されている名刺画像もOCR化し、上のようなノートに変換してくれるのです。通常ScanSnap Evernote Edition以外で名刺をスキャンしEvernoteに保存をした場合には、画像が保存されるだけで、中身のデータはテキスト化されず取り出したりすることができません。画像が検索できる、というだけでは名刺管理としては物足りないでしょう。

そこでCardfulを使ってそのような画像データを変換させます。するとあとからデータの編集・追加、タグなどを付加したり、メモも加えたり、連絡先を端末の連絡帳にエクスポートできたり、Evernoteで名刺を撮影した時にできる連絡ノートとほぼ同じことができるようになります。そして編集したデータはEvernote上に反映され、Evernoteから再度編集した場合には、Cardful側にも反映されます。

さらに、Evernote内には名刺以外のたくさんのノートがあって検索が大変という方は、名刺を探す場合にはCardful側から名刺ノートブックだけの検索ができるので、使い分けで検索を効率化できるようになります。ただし無料版の場合はOCR化してくれる月の名刺数に制限がありますので注意してください。

まとめ

実は上記の方法を行うと、効率化するのは名刺の読み取りだけではありません。
例えば営業は名刺をもらったその場でScannableまたはCardfulで撮影し、Evernoteの共有ノートブックに保存していきます。また企業の展示会など、名刺を大量に収集するような時にはスキャナーを持っていき、その場で大量の名刺をスキャン・保存します。すると保存したものはそのままクラウド上に上がっているので、本社にいる人間はすぐに確認をして現場の人間に指示を出したり、何らかのアクションを起こしたりできます。

つまり現場と本社の人間が、名刺を通じて密な連携ができるようになるのです。名刺をもらってからの迅速な対応で、顧客の満足度や信頼性の向上にも繋げられます。ぜひ試してみてください。

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