Evernoteの標準機能をフル活用した名刺管理術!

公開日: : 情報共有, 業務効率化, 業務標準化

先日Evernoteのカメラ機能がパワーアップし、名刺の自動撮影が可能になり、また文字の認識率も上がりました。実は日に日に進化しているEvernoteなのです。しかしEvernoteで名刺管理が難しい、どうやったらいいかわからない、とご相談を受けることが多いのも事実です。今日はそんな方のためにEvernoteで行う効率的な名刺管理の方法を紹介しましょう。もし過去にEvernoteで名刺管理を行おうとして挫折された方はもう一度チャレンジされてみてはいかがでしょうか。

Evernoteで名刺管理をするメリットは以下の3つです。
1.スマホ・タブレットで撮影するだけで簡単に電子化できる
2.名刺の情報以外にたくさんの情報を付加できる
3.タグの有効活用で名刺を探す時間を短縮できる

1.スマホ・タブレットで撮影するだけで簡単に電子化できる

先日のアップデートからiOS版のEvernoteでは写真の自動撮影機能がつきました。それ以前は名刺なら名刺モードと撮影する資料の形式を指定してから撮影をしなければいけませんでしたが、今は撮影後に自動で資料の形式を判断します。これにより撮影の効率がかなり上がるため、スキャナーほどとは言わないまでかなりのスピードで名刺をスキャンできるようになります。自動撮影のコツは脇をしめ、タブレットやスマートフォンを持っている手をなるべく固定し、できるだけブレがでないように撮影することがポイントです。もちろん自動撮影をオフにし手動撮影も可能です。ScreenClip

2.名刺の情報以外にたくさんの情報を付加できる

名刺は、交換したその時でなくてもかまいませんので、当日中に交換した場所でスマホやタブレットでスキャンすることをおすすめします。そうすることにより、ノートの作成日付は出会った日にちになりますし、スマホやタブレットGPS機能と連動し出会った場所も自動で記録されます。あとから手動で編集もできますが、手間暇を考えるとその時その場所でスキャンする方がよいでしょう。あとはノート欄にその時話した内容を記述し、今後その人に対して何か行動する予定があればリマインダーを入れておきましょう。たくさんの情報を名刺に付け加えれば付け加えるほど、後から探す時に便利になります。また交換した名刺をその日に片付けてしまう習慣を作れば、机に名刺の山ができることもなくなります。

ScreenClip

3.タグの有効活用で名刺を探す時間を短縮できる

タグの活用は名刺管理において欠かせません。しかしタグは本当に人によって様々な使い方がされていますし、どんなタグが有効なのかは、その人によって違います。しかしタグの活用はおおまかに以下の3つに分けることができます。
Ⅰ.分類のためのタグ
Ⅱ.他の情報とリンクさせるためのタグ
Ⅲ.状態管理のためのタグ
ではこの3種類から名刺ノートに貼るべきタグを考えていきましょう。

Ⅰ.分類分けのためのタグ

これは膨大な名刺をジャンルに分けるためのタグです。例えば会社のある地域や、役職、出会った会合やイベントなどのタグも考えられます。なるべくざっくりした分類分けでいいでしょう。ポイントは1ノートに一つのタグではなく複数のタグを貼ることです。例えば「地域」「役職」「イベント」のタグが全て入っていれば、「大阪」の「社長」さんで「○○展示会」で出会った人、と絞り込みをかければすぐに目的の名刺にたどり着くことができます。ScreenClip

Ⅱ.他の情報とリンクさせるためのタグ

例えばEvernoteに名刺以外にもある会社の資料やあるプロジェクトの資料なんかを貯めていた場合、「会社名」や「プロジェクト名」のタグを作ることは有効でしょう。そのタグで検索すれば、その会社あるいはプロジェクトの資料から名刺までが集約できるようになります。これらのタグはⅠ.の分類分けのタグには向いていません。絞り込みの範囲が狭すぎるからです。しかしEvernoteで名刺以外の情報もすでに管理していて、その情報と名刺を紐付けたい時はこういったタグが有効になります。

Ⅲ.状態管理のためのタグ

タグは状態管理にも使えます。例えば「既存顧客」「新規顧客」「見込み顧客」などのタグを用意し、名刺ノートに該当する名刺を貼っていきます。もしもその顧客の状態が変わればタグを張り替えればいいわけです。これはあくまで一例ですが、こうすることにより、そのタグの件数を見ることで、その状態の名刺がいくつあるのかを把握できます。ScreenClip

このようなタグをうまく活用することで名刺の検索スピードアップから、関連情報の集約に、状態管理まで行うことができます。これはその他の名刺管理ソフトやアプリにはできないことです。

名刺データのエクスポートについて

Evernoteで名刺の管理が進んでいくと、その情報を活用するために例えば一括でエクセルなどに一覧で見れるような状態にエクスポートしたいと思われるかもしれません。しかしEvernoteはEvernoteの独自形式またはHTMLの形式のエクスポートしか対応していません。これらはバックアップ程度の意味しかなく、せっかく貯まった名刺のデータを有効に活用させることができません。
Evernoteは情報管理が優れているだけに、実はこういったエクスポートで悩まれているお客様が多くいらっしゃいました。そこでユーシステムでは、Evernoteの名刺データをCSVに変換するシステムを独自に開発しました。このシステムは当社のEvernote導入・定着化支援サービスをご契約いただいたお客様が無料でお使いになれるものです。CSVでエクスポートすることで、集めた名刺の住所やメールアドレスにまとめてDMを送ったりできるなど、収集した名刺データの活用ができます。Evernote内のデータのエクスポートに困られている方はぜひユーシステムまでお問い合わせください。当社のEvernote導入支援サービスについて詳しくはこちら→ScreenClip

まとめ

繰り返しになりますが、Evernoteで名刺管理をするメリットは以下の3つです。
1.スマホ・タブレットで撮影するだけで簡単に電子化できる
2.名刺の情報以外にたくさんの情報を付加できる
3.タグの有効活用で名刺を探す時間を短縮できる
そして何より、名刺管理を名刺管理アプリではなくEvernoteで行うことがおすすめする理由は、Evernoteが扱える情報の広さにあります。名刺は整理ができればそれでよいというものではありません。その後の活用の仕方が重要になります。
その名刺を活かすも殺すも管理法次第です。そしてその人にあった幅広い管理法を提供できるのがEvernoteなのです。

また神戸のユーシステムではEvernote Businessを経営に活かすための、Evernote経営術勉強会を開催しています。詳細はこちら→

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